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活用シーン3: マニュアルやトークスクリプトの管理フォルダとして

紙媒体による書類の取り扱いは、必要な情報を見つけ出すのに時間が掛かり過ぎることがあり、また、離れた場所や複数名で共有する時には不都合です。
さらに、これらの書類が大量に存在する場合は、保管上の物理的な問題も発生します。
スキャニングしてデータ化すればスリム化は図れますが、それでもたくさんのファイルの中から目的の情報を探し出すのは非常に困難です。
しかしながら、文書管理システムほど多機能・高機能なものを望んでいるわけではなく、コストはできる限りおさえたいと考える管理者も多いことでしょう。
ナレッジリングは、このような課題に全てお応えします。

ファイルを「探す」「管理する」「活用する」が気軽にできる
ナレッジリングの3つのポイント

“ファイル内検索機能” で、大量にあるファイルの中から必要な情報を見つけます。

マニュアルやトークスクリプトといった“ファイル”をそのままナレッジリングにアップしておくだけで、ファイルの“中身”も含めてナレッジリングが検索してくれます。
タイトルだけではどのような内容のファイルなのか分からない、ファイルのタイトルを忘れてしまった、という場合でもキーワードさえ覚えておけば目的のファイルを見つけられます。

【それでも見つからない場合は・・・】
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※詳細は、画面右上の「お問い合わせ」よりお問い合わせください。

“バージョン管理機能” で、新旧ファイルをしっかり管理します。

ナレッジリングには、文書管理システムと同様にバージョン管理機能があります。
例えば、あるマニュアルのファイルについて、新ファイルと旧ファイルが全く同じファイル名でアップロードされたとしても、しっかり版数管理してくれます。
管理者は、新旧ファイルの一覧から履歴を遡ることも可能です。

“統計情報” から不要な資料が分かります。

ファイルが蓄積されていくにつれ、その中には「情報が古い」「現在は必要ない」などの理由で参照されなくなるファイルが出てきます。
ナレッジリングでは統計情報を使って、これらの利用されていないファイル(情報)を見つけ出すことができます。
不要なファイルを削除し必要なファイルを追加すれば、利用者が探しやすくなるだけでなく、資源の節約にもなります。

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