弁護士業界の課題はナレッジ共有ツールで解決できる！
こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の池田です。
弊社のナレッジ共有ツール「ナレッジリング」は、さまざまな業界でご活用いただいていますが、
その中で、法律事務所でご利用いただいている事例があります。
ある法律事務所では、弁護士やスタッフ間で対応事案に関する情報を共有したりする場合に
お役立ていただいています。
そこで今回は、弁護士業界に注目してみたいと思います。
- 弁護士業界が抱える情報共有における課題とは？
- 弁護士業界の情報共有課題の解決に役立つ「ナレッジ共有ツール」とは？
これらについて解説していきます。
弁護士業界の現状
2000年代以降、司法試験合格者が大幅に増え、結果的に弁護士人口は増えました。
弁護士白書によれば、2011年には30,485人だった弁護士数が、2021年には43,206人にのぼり、
2047年にはピークを迎え64,121人まで達すると予測されています。
その背景には、国による司法制度改革があります。
改革の目的は、日本には弁護士の数が少ないため、国民に充分な法的サービスを提供できない
状態を改善することにありました。
しかし現在、弁護士人口は過剰と言われ飽和状態になっています。
そのため、弁護士間や事務所間の競争が激化しています。
弁護士業界が抱える情報共有における課題とは
それでは、弁護士業界では、情報共有を行う上でどのような課題を抱えているのでしょうか？
事務所の規模などにより課題を感じる対象などは異なります。
また、事務所の規模に関わらず、業界全体に古くから横たわる課題、
前述した現状に見られる近年注目されている課題などがあるでしょう。
一つ一つ見ていくことにしましょう。
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【課題①】脱・紙文化が進まない
弁護士業界は、昔も今も紙文化が根強く残る業界です。
契約手続き書類、裁判所からの郵送物、提出する訴状など、紙を扱う場面が数多くあります。
紙による管理は、情報共有が充分に行われずトラブルを抱えるリスクが高くなります。
また、情報共有が充分でないと作業内容が被ってしまったり業務効率的にも問題が生じます。
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【課題②】検索に時間がかかる
「弁護士はその業務の20％以上が資料探し」とも言われます。
訴訟に向けた準備のため、判例を調べたり、既に収集している情報から更に有利な証拠となる
情報をピックアップしたりなど、業務は検索作業の積み重ねです。
電子ファイルなどで管理されていればまだ良いのですが、前述した通り、紙による管理の場合は、
検索するだけで1日が終わってしまうということもあるでしょう。
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【課題③】文化の違いによる弊害が起こりやすい
激化する市場競争に対抗するため、特に大手の法律事務所は合併や統合を進めてきました。
更に規模を大きくすることにより受注できる案件の幅が広がりますが、
文化の異なる事務所の弁護士が一つの事務所で業務を行う場合、
情報共有には弊害が起こりやすくなります。
統一されたルールを作り、そのルールの下で情報共有を推し進める必要があります。
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【課題④】経験の浅い弁護士が多い
一見情報共有とは直接関連しないように思えますが、優秀な人材を確保しにくくなったことも
弁護士業界の課題の一つです。
司法試験の合格者が増えるということは、つまり新人弁護士が増えるということです。
しかしながら、できるだけ経験豊富な弁護士を抱えておきたいというのが
本音ではないでしょうか。
弁護士業界の課題解決には「ナレッジ共有ツール」がおすすめ
弁護士業界は、古い慣習が残る業界です。
そのため、IT化・デジタル化が進んでいないという法律事務所も多いことでしょう。
それを証明するように、一般企業ではすっかり定着しているテレワークが、
弁護士業界では定着には至っていないという法律事務所も多いようです。
しかし、弁護士業界ほど、IT化・デジタル化による業務効率の改善効果は絶大です。
現在の業務量を格段に減らすことができます。
ナレッジ共有ツールは、このような業務効率化を目指す組織におすすめです。
ナレッジ共有とは、個人が所有する知識やノウハウを組織レベルで共有し
活用することです。
裁判の判例は業界全体のナレッジと言えますが、
各法律事務所ごとにも自事務所のナレッジがあることでしょう。
ナレッジ共有ツールを利用することで、自事務所内のナレッジが有効に活用され
業務効率を図ることが可能です。
弁護士業界でナレッジ共有ツールを利用するメリット
それでは、前述した各課題に対して、ナレッジ共有ツールがどのように効果を発揮するのか、
そのナレッジ共有ツールを利用するメリットをご紹介しましょう。
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【メリット①】デジタル化されたファイルの共有により業務がはかどる
既に「情報は電子ファイルなどにデジタル化して共有している」という事務所も多いと
思いますが、それらのファイルをナレッジ共有ツールで管理することで、
情報を一元化することができます。
その結果、いつでも誰でも参照できるようになるため、業務の無駄をなくし
効率よく業務を進めることができます。
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【メリット②】検索時間が大幅に削減される
よくある情報共有の方法に、メールにファイルを添付して相手に送るという方法が
あります。
しかし、メールがどこにあるか探すのに時間が掛かってしまうということが
あり得ます。
場合によってはうっかり削除してしまったということもあるでしょう。
ナレッジ共有ツールには基本的に検索機能が備わっています。
検索機能を使って必要とする時にすぐに参照できるため、探す時間が大幅に削減できます。
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【メリット③】業務を標準化することができる
法律事務所の合併や統合により、他事務所の価値観や仕組みを受け入れながら
業務を行うのは容易なことではありません。
しかし、ナレッジ共有ツールを利用することで、統一化・画一化されたルールや手順を早期に
浸透することが可能となります。
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【メリット④】弁護士の育成に役立つ
ナレッジ共有ツールには、経験豊富な弁護士のナレッジを経験の浅い弁護士へ伝達する
という役割もあります。
実際の対応事例などは、実体験のない新人弁護士にとっては非常に貴重な教材です。
また、これらは自己学習ができるため、ベテラン弁護士やスタッフが直接対応する手間の
削減にもつながります。
弁護士業界におすすめのナレッジ共有ツール「ナレッジリング」
最後に、弁護士業界におすすめのナレッジ共有ツールをご紹介します。
ナレッジリングは、いつでも誰でも簡単な操作で組織内のノウハウや知識を共有できる
クラウド型のナレッジ共有ツールです。
弁護士業界の課題解決に役立つ機能が備わっており、以下のような理由でおすすめです。
- 【おすすめ機能①】さまざまな形式のファイルを添付することができる
ナレッジリングは、テキスト情報以外にもさまざまな形式のファイルを登録することができます。
WordやExcel、PDFなど、さまざまな形式で作成された書類がアップロードできるため、
書類のテンプレートを管理したり、手続き手順をマニュアルにして添付することができます。
＜ファイル添付の例＞
- 【おすすめ理由②】ファイルの中身まで検索可能なキーワード検索で情報が見つかる
ナレッジリングは、文書ファイルの中のテキストまで検索できます。
さまざまなファイルを同時に検索できるため、キーワードを入力するだけで探している情報が
見つかりやすくなっています。
＜ファイル内テキストも検索可能なキーワード検索＞
- 【おすすめ理由③】画像や動画を使ってナレッジ共有できる
訴訟に必要な情報の中には写真などが含まれる場合もあるでしょう。
文書ファイルと合わせて情報を取りまとめておくことで一元管理することができます。
また、画像や動画を使った弁護士育成のための教育コンテンツを作成することも可能です。
＜動画を活用した例＞
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