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こんにちは。

ナレッジリングのマーケティング担当の谷知です。

社内で蓄積した知識や情報「ナレッジ」ですが、

営業職でも部内でナレッジを共有できているかどうかで

業務の情報共有や人材育成に大きく影響します。

今回は営業に欠かせないナレッジ共有の必要性と

営業で共有すべきナレッジについてご紹介します。

ナレッジ共有とは？

ナレッジとは、個人が持っている知識・経験・ノウハウを体系化したもので、
企業などの組織にとって有益となる情報のことです。

例えば、ベテランには長年培った知識と経験がありますが、
これらを文章や図表など分かりやすい資料にまとめ、関係部署のメンバーに共有することで、
属人化のリスクを解消することができます。

このように、言語化されていない「暗黙知」を言語化された「形式知」に変換したものが
「ナレッジ」であり、それらを組織で共有することが「ナレッジ共有」となります。

営業にナレッジ共有は必要？

営業活動を十分に行うために、事前準備は不可欠です。

ただ、準備に時間をかけすぎて肝心の営業活動に支障が出てしまうこともあります。

その原因のひとつとして、ナレッジ共有不足が挙げられます。

営業活動においてのナレッジ共有は、

過去の成功事例やトークといったノウハウがメインです。

しかし、そのような営業職におけるナレッジは

口頭での引継ぎやOJT（On the Job Training）で伝えられることが多く、

データや資料などで蓄積されていることはほとんどありません。

それ故に、必要とされる情報やノウハウが浸透が不十分になり、

人材が育ちにくかったり、人によって業務レベルに差があったりと、

会社としての営業力が伸び悩んでしまいます。

そのようなことに陥らないためにも、営業にはナレッジ共有が必要なのです。

営業にナレッジ共有が必要な理由①　属人化の解消

前述しましたが、営業職における引継ぎや人材育成は

口頭やOJT（On the Job Training）が多く、

情報の吸収やノウハウの多さは人によって大きな差が出ていました。

さらに現在ではテレワークやリモートワークという働き方が普及し、

オンラインでの商談が増えることで、

細かな先輩社員の動きが見えづらい上、新人の成長もわかりにくいので、

OJTでの教育が難しい状況になっています。

そのような状況を解消するためにも、蓄積したナレッジを教育に活かし、

情報を常に更新していくことのできるナレッジ共有が営業職に必要なのです。

営業にナレッジ共有が必要な理由②　成功事例の共有で営業力を底上げ

営業のノウハウや商品の基礎知識などをナレッジとして共有することは、

新入社員の教育や指導にも役立ちます。

また、優秀な社員の営業手法や成功事例などをナレッジとして共有すると、

他社員のスキルアップにもつながります。

営業にナレッジ共有が必要な理由③　効率的な営業活動を目指せる

営業活動には綿密な準備が必要です。

提案資料の作成、情報収集、書類の準備、商談成功に導くためのノウハウなど

商談成立への近道を目指すために、さまざまなプロセスが存在します。

また、商談成立後も、契約書の用意や関係各所への連絡など、タスクも多いことでしょう。

営業先ひとつひとつに時間をかけていては、効率的に営業活動を進められないどころか、

平行して営業活動をしている顧客先への商談スピードにも影響が出てしまいます。

営業手法をナレッジとして蓄積し、社内で共有することで、

営業に不慣れな社員やスピードアップを目指す社員が自己解決につながるため、

社員の成長だけでなく営業の効率化を見込めることができるでしょう。

営業で共有すべきナレッジ①　営業の基礎的手法

営業に必要なセールストークや基礎的なノウハウをナレッジとして共有しましょう。

社員に営業の際にポイントとしている箇所をヒアリングしたり、

実際に行っている商談を動画に撮ったり、トークスクリプトを作成したり、

営業の基礎的な部分をナレッジとして蓄積していきます。

このように蓄積したナレッジを部署全体で共有することで、

社員間のレベルや情報の違いも解消されます。

また、成功事例だけでなく失敗事例やNGポイントも同じように共有すると、

同じような失敗を繰り返すことなく、事前に防げることができるのでおすすめです。

営業で共有すべきナレッジ②　営業先の顧客情報

顧客情報が最新であることで、顧客のニーズに合わせた提案を持ち掛けることができます。

また、過去の営業以外でも、顧客との接触履歴を残しておくことで、

さりげなくセールストークにつなげることもできるでしょう。

顧客と接触するときに注意すべきポイントをナレッジとして蓄積し、共有すれば、

引継ぎや別担当が対応した際も、トラブルを引き起こすこともありません。

さらに、顧客管理システムや営業支援システムと連携すれば、

顧客情報の一元化を目指すこともできるでしょう。

営業で共有すべきナレッジ③　提案資料や必要書類

商談にもっていく資料も個人にゆだねられることが多く、

セールストーク同様に社員間でレベルの差が出てしまうことでしょう。

特に提案に使うパワーポイントなどの資料は、作成に時間もかかってしまいます。

提案資料を作成するためのナレッジやノウハウを蓄積しておき、

テンプレート化しておけば、新入社員が作成する際もスムーズに対応できます。

内容のアップデート化も忘れずに行うよう心がければ、

ナレッジも資料も効率化よく共有することができます。

最後に、営業でナレッジを共有できるツール「ナレッジリング」をご紹介しましょう。

「ナレッジリング」は、FAQシステムとしても活用できるナレッジ共有ツールです。
いつでも誰でも簡単に利用でき、情報共有を促進させることで営業力の底上げを目指すことができます。

【ナレッジリングで実現できること】

① 社員の自己解決力アップ
② 最新情報のタイムリーな共有
③ 業務効率の向上

営業のナレッジ共有に役立つナレッジリングの機能を一部ご紹介します。

• 【おすすめ機能①】テキスト・ファイル・画像など、さまざまな形式による情報登録

ナレッジリングは、テキスト形式によるFAQの作成、
Word,Excel,PowerPoint,PDFなどのファイル形式によるマニュアル、
画像は動画の添付なども可能です。

どのような社員にも理解してもらいやすい形式を選択することができるため、
社員の自己解決力アップにつながります。

＜キーワード検索ボックス＞

• 【おすすめ機能②】検索されているキーワードの分析

ナレッジリングに登録されている情報を、ユーザーがどのようなキーワードで
検索しているか把握できる「キーワード分析」機能があります。

実際に検索で使用されているキーワードから、ユーザーが求める情報が何かを分析し、
新しい情報を追加したり既存の情報を更新したりすることで、
最新情報のタイムリーな共有が可能となります。

＜キーワード分析＞

• 【おすすめ機能③】テキストとファイルの同時検索

一度のキーワード検索で、テキストとファイルを同時に検索します。
また、ファイル内のテキストまで検索するため、ファイルのタイトルが分からなくても
キーワードに関連する情報が見つかりやすいことが特徴です。

探している情報に見つかりやすいため、
社員の業務効率向上を実現できます。

＜FAQのテキストとファイル内テキストを同時検索している例＞

今回は営業に必要なナレッジ共有についてお話しました。

テレワークやリモートワークといった働き方だけではなく、

オンラインで商談を行うことも増え、今までとナレッジの共有方法も変わってきています。

その一方で、ノウハウや情報の属人化も深刻化し、

営業に有効なナレッジが共有できていないという悩みも浮き彫りになっています。

ナレッジは会社にとってかけがえのない財産です。

その財産を無駄にしないためにも、蓄積し共有していくことが必要です。

ナレッジ共有を推進するために、組織全体で意識を高めるとともに、

効果的なナレッジ共有ツールの導入を検討しましょう。