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2021.07.07 業務課題

情報共有ツールがテレワークに不可欠な理由とは?

こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の池田です。

 

働き方改革に始まり、新型コロナウィルスの感染対策として、「テレワーク」がすっかり世の中に定着しました。
その影響で、企業での情報共有のしかたも大きく変わってきているのではないかと思います。
そこで本日は、テレワーク環境下でどのように情報共有を行っているのか、どのような意識で取り組んでいるのか、などを探ってみたいと思います。

 

テレワークの実態については、国土交通省が毎年「テレワーク人口実態調査」を行っていますが、今回は2020年度版(調査実施:2020年11~12月)のレポートからテレワークの実施状況を探ってみます。
また、当社でも昨年の7月に「テレワークの実施状況とその影響に関するアンケート」を実施しておりますので、そちらからも一部ご紹介します。
これらのデータを読み解くと、情報共有ツールがテレワークに欠かせない理由が見えてきます。
早速詳しく見ていきましょう。

コロナ対策のためテレワークを導入する企業が倍増


まずは、テレワークの導入状況を見てみましょう。

 

勤務先にテレワーク制度等が導入されていると回答した割合

出典:「令和2年度テレワーク人口実態調査」(国土交通省ウェブサイト)より

 

「勤務先にテレワーク制度が導入されている」と回答したのは38.8%で、全体としてはまだまだ導入していない企業の方が多いようです。
しかし、平成28年~令和元年までは微増だったのが、令和2年は前年のほぼ2倍となっており、多くの企業で急速にテレワークの導入が進んだことが伺えます。

 

テレワーク開始時期・きっかけ

出典:「令和2年度テレワーク人口実態調査」(国土交通省ウェブサイト)より

 

テレワーク実施のきっかけは「新型コロナウイルス感染症対策」が85.0%と高い割合を占めており、こちらは予想通りの結果と言えるのではないでしょうか。

そして、きっかけがコロナであることに連動して、テレワーク開始時期は緊急事態宣言が初めて発出された「(2020年)4~5月」が54.8%と最も多いことがわかります。

当社アンケートでも、テレワークを実施していると回答した方のうち、テレワーク開始は「緊急事態宣言後より(4月から)」と回答した方が67%と最も多い結果となりました。

 

テレワーク実施時期

テレワーク経験者の半数以上がテレワークに「満足」と回答


レポートからは、テレワークを導入する企業が急増していることがわかりました。
それでは、テレワークを利用した人は実際どのように感じているのでしょうか?

 

テレワーク満足度・実施意向等

出典:「令和2年度テレワーク人口実態調査」(国土交通省ウェブサイト)より

 

テレワークに対する総合的な満足度は「大変満足・やや満足」が64.3%で、半数以上の人がテレワークに満足していると捉えることができます。
また、今後のテレワーク実施意向は「実施したい」が81.5%でもあることから、経験者によるテレワークの評価は概ね高いと言えそうです。
当社のアンケートでも「今後テレワークを継続したいですか?または、今後テレワークを導入してほしいと思いますか?」に「はい」と回答した方は80%でした。

 

しかし、「メリットを感じない」「実施したくない」と感じている方もいるようですので、テレワークを今後も継続する、またはこれから導入しようとしている企業があれば、これらの意見にも慎重に耳を傾けながら対応していくべきでしょう。

テレワークのメリットを感じるのは「通勤の負担軽減」


テレワークを実施してよかった点

出典:「令和2年度テレワーク人口実態調査」(国土交通省ウェブサイト)より

 

テレワークを実施してよかった点の上位3位までは以下の通りです。

 

1位:通勤が不要、または、通勤の負担が軽減された(73.8%)
2位:時間の融通が利くので、時間を有効に使えた(59.4%)
3位:新型コロナウイルスに感染する可能性がある中で出勤しなくても業務を行えた(43.3%)

 

新型コロナウイルスの感染リスクを抑えながら働きやすさもある点にメリットを感じている、といったところでしょうか。

 

なお、「業務の効率が上がった」と回答した方は16.7%に留まっていますが、当社のアンケートでは「テレワークで生産性はどのように変化しましたか?」という問いに対して「上がった」「どちらかといえば上がった」と回答した方は83%という結果でした。
その理由として「移動時間がなくなり負担が減った」という内容の回答が一部あることから、国交省の調査結果と似たような傾向にあると言えるかもしれません。

 

テレワークによる生産性の変化

テレワークの課題は情報共有に関する事柄に集中している


テレワークを実施して悪かった点

出典:「令和2年度テレワーク人口実態調査」(国土交通省ウェブサイト)より

 

一方、テレワークを実施して悪かった点の上位2位までは以下の通りです。

 

1位:

仕事に支障が生じる(コミュニケーションのとりづらさや業務効率低下など)、

勤務時間が長くなるなど、勤務状況が厳しくなった(46.7%)

2位:

仕事をする部屋や机・椅子、インターネット環境や、プリンター・コピー機などの

環境が十分でなく不便だった(35.2%)

 

3位以下はいずれも20%以下のため、コミュニケーションを取りにくいこととテレワーク環境に課題を感じている方が多いということが見て取れます。

 

当社のアンケートでは、テレワーク実施による社内情報共有への影響について質問していますが、コミュニケーションに関する課題をあげている回答が散見されました。

 

  • 必要な情報は共有しているが、大したことのない会話などの情報が共有されない。
  • 顔を合わせて打ち合わせすればすぐに決められることに時間がかかった。
  • フェイストゥフェイスだと顔を見れば思い出して共有ができるが、テレワークの場合は意思が必要。

 

また、興味深いのは、テレワーク実施の良かった点では「業務の効率が上がった」の回答割合が低かったのに対し、テレワーク実施の悪かった点では「業務効率低下」が1位の理由の一つとして上がっているという点です。
これは、何をもって“業務効率”と言うかによるものかと思いますが、情報共有がどのように行われているかという点に大いに関係するのではないでしょうか。
1年遡りますが、2020年度の「テレワーク人口実態調査」では、テレワーク(在宅勤務に限る)を実施してみて問題があったこととして、全体の約半数にあたる45.7%が情報共有に関する事柄であることがわかります。

 

  • 会社でないと閲覧・参照できない資料があった(26.8%・1位)
  • 同僚や上司などとの連絡・意思疎通に苦労した(9.7%・2位)
  • 営業・取引先等との連絡・意思疎通に苦労した(9.2%・4位)

 

これらのデータから、テレワークを成功させるための一つのポイントは、情報共有をいかに行うかであり、そのためには情報共有ツールを上手く取り入れることが非常に有効的と言えるのではないでしょうか。

 

【情報共有ツールがテレワークに不可欠である理由とは】

テレワークにおける情報共有のストレスを排除して、

職場で勤務する場合と変わらないパフォーマンスが

発揮できるようになるから。

 

テレワークにおすすめの情報共有ツール


テレワーク環境下で情報共有ツールが欠かせない理由がわかったところで、おすすめの情報共有ツールを紹介しましょう。
ZoomなどのWeb会議ツールはお馴染みになっているかと思いますが、直接のコミュニケーション以外にもファイル共有やナレッジ共有など、目的・対象・手法に適した情報共有ツールがあります。
クラウドFAQシステム「ナレッジリング」は、テレワークの情報共有に関するさまざまな課題に対応できる機能や仕組みが備わっています。
それらの機能をいくつかご紹介しますので、ぜひ快適なテレワーク環境を手に入れてください!

 

【課題1】出社しないと閲覧できない資料がある。

↓↓↓

クラウドFAQシステム「ナレッジリング」にファイルをアップロードするだけ!
どこからでも閲覧可能に!

 

クラウドなのでどこからでもアクセスしてファイルを閲覧することが可能です。
キーワード検索はファイル内のテキストも検索できるので、
探しているファイルを簡単に見つけられます。

 

【課題2】社内・社外間の連絡に苦労している。

↓↓↓

頻繁に閲覧する情報やよくある質問は、クラウドFAQシステム「ナレッジリング」に
FAQとして登録!いつでも情報取得が可能に!

 

対面での情報共有は相手の時間を拘束するためスケジューリングが伴います。
ナレッジリングに記事やFAQにして登録しておけば、いつでも自由な時間にアクセスできるので、
お互い効率的に情報共有ができます。

 

【課題3】リモート環境では気軽に質問しにくい。

↓↓↓

クラウドFAQシステム「ナレッジリング」はコミュニティ機能も装備!
気軽に質問、誰でも回答が可能に!

 

FAQを参照しても解決しない場合は「コミュニティ」でいつでも質問できます。
質問・回答は当事者以外のユーザーも閲覧できるため、
やり取りそのものが情報共有になります。

 

>>> クラウドFAQシステム「ナレッジリング」の機能を詳しくチェック!

 

 

 


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