【FAQシステムの選び方】テレワークの情報共有に最適な条件とは？
こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の池田です。
前回は、テレワークにおける情報共有の課題を解決するにはFAQシステムが効果的であることを
解説しました。
- テレワークを実施する上では「情報共有」が課題の上位にあがること
- テレワークにおける情報共有の課題は自己解決力が身に付けば解決できること
- 自己解決力をアップさせるにはFAQシステムが効果的であること
【前回の記事はこちら】
＞＞＞ FAQシステムで解決！テレワークの情報共有を阻む７つの弊害とは？
そこで今回は、これらの課題を解決するためのおすすめFAQシステムをご紹介します。
テレワークでFAQシステムを選ぶ際に最適な条件とは何か、具体的にどのように活用できるのか、
情報共有によくあるシーンごとに解説していきます。
テレワークにはシンプルなFAQシステムがおすすめ
テレワークでは、通勤時間のない生活へのシフトや、オフィスとは異なるデスク周りなど、
身の回りのさまざまな環境の変化が付きものです。
テレワークを始めてまず戸惑うのは、このような環境の変化でしょう。
これらに加えて、オフィス勤務と同等の作業ができるように、
会社から新しい機器が設置されたり新しいルールが導入されることがあれば、
それらを習得する必要があります。
習得するためには多少なりとも時間を確保する必要がありますし、
不明点があれば更に時間を費やすことになります。
このように劇的に変化した環境の下でもオフィス勤務時と変わらないパフォーマンスを維持するのは、
物理的にも心理的にも負担が大きいのではないでしょうか。
そこでおすすめしたいITツールが「ナレッジリング」です。
ナレッジリングは、業務を遂行する上でのノウハウなどを蓄積していつでも閲覧できる
クラウドFAQシステムです。
シンプルな構成で誰でも簡単に操作できるのが特徴です。
マニュアルが不要なほど直感的に操作ができるようになっていますので、
不慣れなテレワークの環境下でも作業に負担をかけずに利用することが可能です。
そのため、早期の自己解決力アップが期待できます。
それでは、ナレッジリングの具体的な活用方法をお悩みごとにご紹介しましょう。
【FAQシステムで解決できるお悩み①】気軽に質問したい
【テレワークの情報共有でよくあるシーン】
「質問したいけど、今チャットで話しかけたら迷惑じゃないかな？」
「聞きたいことがあるけど、わざわざチャットするほどのことでもないし…」
【ナレッジリングなら】 自分のペースで疑問を解決することができる！
業務のノウハウや過去の対応事例などは「FAQ」として登録・参照できます。
更に、特殊な事案などFAQとして登録されていない場合は、
ユーザー同士で質問と回答のやり取りができる「コミュニティ」で相談することも可能です。
これらの情報はキーワード検索でいつでも参照することができ、
自分のペースで疑問を解決することができます。
＜FAQ＞
＜コミュニティ＞
【FAQシステムで解決できるお悩み②】伝達漏れを防ぎたい
【テレワークの情報共有でよくあるシーン】
「今日の朝礼の話題、テレワークの社員には正しく伝わっているのかな？」
「このルール変更は重要なので、必ず知っておいてもらいたい」
【ナレッジリングなら】 見逃しを防ぎ伝達漏れを回避できる！
ログイン直後の画面に表示される「お知らせ」の記事は、
記事ごとに未読・既読のマークが表示されます。
受信者自身が未読か既読かチェックできるだけでなく、
管理者側からも記事ごとに誰が未読か既読かを確認することが可能です。
また、必ず読んでほしい記事には「必読通知」の設定が可能です。
必読通知が設定された記事が登録されると、受信者側の画面上にアイコンで通知されます。
このように、「お知らせ」と「必読通知」機能で、
情報の見逃しを防ぎ伝達漏れを限りなく回避できます。
＜お知らせ＞
＜必読通知＞
【FAQシステムで解決できるお悩み③】細かいニュアンスを伝えたい
【テレワークの情報共有でよくあるシーン】
「隣にいれば簡単に教えられるのに、言葉で表現するのは難しいな…」
「社員と会う機会が少なくなって発言の意図が伝わりにくくなったかも」
【ナレッジリングなら】 認識の齟齬を防ぐことができる！
ナレッジリングには「動画」をアップすることができます。
言語化しにくい業務の手順を撮影した動画や、
会社の方針などトップからのメッセージを撮影した動画をナレッジリングにアップすれば、
細かいニュアンスまで伝えられるようになります。
離れた場所で作業していても共通認識を共有できるようになり、
認識の齟齬を防ぐことができます。
＜動画を添付した記事の例＞
以上、テレワークにおける情報共有の課題を解決するクラウドFAQシステム
「ナレッジリング」をご紹介しました。
ナレッジリングは、業界最安クラスの価格帯のプランがあり、
費用面でも導入しやすいFAQシステムです。
これから本格的にテレワークを始める方も、これまではテレワークの情報共有に課題があった方も、
ぜひ参考にされてみてください。
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