ナレッジマネジメントとは？ツールは必要？
こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の谷知です。
社内で蓄積した知識や情報を「ナレッジ」と呼びますが、
そのナレッジの活用や共有に悩んでいる部署や職場は多いことでしょう。
今回はナレッジを効果的に活用する方法のひとつである「ナレッジマネジメント」と
ナレッジマネジメントの運用に欠かせないツールの必要性についてご紹介します。
ナレッジをしっかり活用するためにも、ぜひ参考にしてみてくださいね。
ナレッジマネジメントって何？
ナレッジマネジメントとは
組織内で蓄積された情報や経験、ノウハウなどの知識は「ナレッジ」と呼ばれますが、
そのナレッジを組織内で有効に活用するための管理手法のことを
「ナレッジマネジメント」と呼びます。
ナレッジを共有・蓄積し効率的に活用することで、組織の業務効率や競争力が高まるので、
新入社員や若手社員に向けた人材育成にも役立ちます。
ナレッジマネジメントは組織の成長や発展に不可欠と言えるでしょう。
ナレッジマネジメント「3つの役割」
役割①組織内の情報や知識を効果的に活用
蓄積された情報や知識「ナレッジ」は、
ナレッジマネジメントをすることで無駄なく整理され最適な形式で保存ができます。
そうすることで、知識の重複や不足の防止や組織内での一貫性のある情報提供、
さらに新しいアイディアの発見や問題解決の支援、スキルの向上などにもつながります。
役割②組織力の底上げ
ナレッジマネジメントは、
組織内の情報共有・共同活動・問題解決・意思決定に大いに影響します。
特に社員間での情報共有や共同活動は、個人のスキルや経験を超えて、
組織全体の力を引き出すきっかけになります。
また、過去の事例や知識を活用することで、より良い判断や戦略を立てることができるので、
ナレッジマネジメントを通して、さらに質の高い意思決定や戦略の策定につながるのです。
役割③ナレッジを循環させながら発展させる
ナレッジマネジメントを通じて、
ナレッジは知識のライフサイクルを循環させることができます。
～ナレッジを循環させるプロセス～
- 収集と更新： 新しい知識を収集し、古い情報をアップデート
- 共有と保存： 収集した知識を共有し、適切な形式で保存
- 検索と適用： 必要な情報を効率的に検索し、実際の活動に適用
- 評価と整理： 知識の有用性や効果を評価し、整理して最適な形に編成
ナレッジマネジメントでナレッジを循環させることで、
ナレッジは常に新しく正しい状態になりながら、共有・活用させることができるのです。
ナレッジマネジメントにはツールが必要？
ナレッジを効果的に活用するにはツールの導入が必須
ナレッジマネジメントを取り入れることで
ナレッジのライフサイクルを回しながら組織内の知識資産を最大限に活用することができます。
さらに効果的にナレッジマネジメントを回していくためにも
ナレッジマネジメントに適したツールを導入することは必須です。
ナレッジマネジメントのツールを選ぶポイントは4つです。
ツールを選ぶポイント①導入目的に合っているか
ナレッジマネジメントのツールは、
組織内で知識を共有し活用することが導入の一番の目的です。
目的を達成できるツールかどうか、しっかりと見極めましょう。
本格的に導入する前に試験的に使用できるのであれば、
自社のシステムやスタイルに合っているか試してみるのも良いでしょう。
ツールを選ぶポイント②求めている情報量を管理できるか
ナレッジマネジメントで活用するツールは、
詳細な情報をさまざまな形式で管理できることが求められます。
必要な情報の種類と量を考慮して、
それらを満たすことができるツールかどうかを判断しましょう。
ツールを選ぶポイント③アクセス性と利便性の良さ
ナレッジマネジメントで利用するツールは、
内容によっては複雑な情報を扱うことも考えられます。
また、社内で定着させる前に慣らし期間が必要なこともあります。
ユーザーのリテラシーなどにも配慮して、
提供の仕方を工夫できるようなツールかどうかを確認しましょう。
ツールを選ぶポイント④情報を更新しやすい
ナレッジマネジメントを効果的に運営するためには、
組織内で情報を相互に共有し情報を常にアップデートする必要があります。
組織全体で更新しやすいシステムかどうか、操作性等も含めて確認しましょう。
ナレッジマネジメントを効果的に行うためにも、
自社の目的やスタイルにあったツールの導入は欠かせません。
次項ではツールに求められる機能をご紹介しますので、
前述した導入のポイントと合わせて参考にしてください。
ナレッジマネジメントのツールに求められる「5つの機能」
いよいよナレッジマネジメントのためのツールを導入しようと思い、
ツールを検討しはじめたら、搭載されている機能面を比較しますよね。
ナレッジマネジメントのためのツールを効果的に活用していくために
求められる機能は大きく5つあります。
求められる機能①検索機能
ナレッジを必要としているユーザーが、迅速かつ効率的に見つけるために
検索機能は必須です。
求められる機能②評価機能
ナレッジマネジメントツールで得たナレッジが
ユーザーに役に立ったかどうかを評価できる機能のことです。
今後のナレッジ提供の品質を高めるために改善していくことができるので
評価機能は必要と言えるでしょう。
求められる機能③バージョンアップ機能
バージョンアップ機能では、
ナレッジのアップデートや変更履歴を追跡し、古い情報が提供されないようにすることができます。
バージョンアップ機能の搭載は、情報の信頼性の保持にもつながります。
求められる機能④コラボレーション機能
ナレッジマネジメントツールのコラボレーション機能では、
ユーザー同士が情報を共有することができます。
知識の収集・更新・共有・保存・検索・適用を行い、
相互に意見を交換したり、当事者以外も有益な情報を得ることができます。
求められる機能⑤分析/レポート機能
ナレッジマネジメントツールにおける情報の利用状況や評価を分析することで、
効果的に情報を活用するための改善策やトレンドを把握することができます。
分析/レポート機能を使ってナレッジの評価・整理を行うことが、
ナレッジのライフサイクルの循環につながります。
ナレッジマネジメントツールにおすすめ！「ナレッジリング」
ナレッジマネジメントの効果を最大限に発揮するために
ツールの導入は必須であることをお伝えしました。
「どのナレッジマネジメントツールを導入するか悩んでしまう」という方には
「ナレッジリング」をおすすめします。
ナレッジリングは、いつでも・どこでも・カンタンに操作できることが特徴です。
ナレッジリングのおすすめポイントをご紹介しましょう。
- 【おすすめポイント①】PC・スマホ・タブレットなどデバイスを問わずアクセスできる
ナレッジリングはWebサービスのため、ブラウザがインストールされたデバイスであれば、
パソコン、スマートフォン、タブレットでの情報の閲覧が可能です。
そのためアクセス性に優れ、FAQの場合はすぐに疑問を解決でき、
ナレッジマネジメントの場合はリアルタイムな情報共有を行うことが可能です。
- 【おすすめポイント②】テキストとファイルの同時検索で情報が見つかりやすい
ナレッジリングのキーワード検索は、テキストとファイルを同時に検索できます。
例えば、検索キーワードがFAQと関連情報をまとめたファイルに含まれている場合、
検索結果に同時に表示するため、探している情報に素早くたどり着くことが可能です。
ナレッジマネジメントの場合も、さまざまな形式にまたがった情報を一度に検索する
ことができます。
＜FAQのテキストとファイル内テキストを同時検索している例＞
- 【おすすめポイント③】検索されているキーワードを把握できる
ナレッジリングに登録されている情報を、ユーザーがどのようなキーワードで
検索しているかを把握できます。
キーワード検索時に使用されているキーワードから、ユーザーが求めている情報が何かを分析し、
新しい情報を追加したり既存の情報を更新したりすることで、
最新の情報の提供や情報の信頼性を高めることができます。
＜キーワード分析＞
まとめ
今回はナレッジマネジメントと
ナレッジマネジメントツールの必要性についてご説明しました。
組織であふれているナレッジを無駄にしないためにも
ナレッジマネジメントを運用すること、
そして効果的に運用するためのツールの導入をぜひ検討してください。
情報の共有や知識の蓄積だけではなく、
ナレッジマネジメントは組織力の底上げや人材育成にもつながります。
ナレッジマネジメントツール導入の目的や導入後の運用方法などを明確にして
自社に合ったナレッジマネジメントツールを見つけてくださいね。
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