ナレッジ共有は見逃し防止機能でタイムリーに情報をキャッチ！
こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の池田です。
今回は、クラウドFAQシステム「ナレッジリング」の便利な機能についてご紹介します。
ナレッジリングは、ナレッジ共有にも活用できるFAQシステムです。
例えば、営業部門であれば過去の提案資料や顧客の対応履歴、
情報システム部門であればシステム仕様書や開発プロジェクトの進捗状況などを、
Q&Aという形にこだわらず共有することができます。
このように、日々の業務で扱う情報を集約し共有できるナレッジリングは、
ナレッジ共有ツールとしても大いに活用できます。
ところで、FAQを運用する場合は管理者が固定化されているケースがほとんどですが、
ナレッジを共有する場合は情報発信者を固定化せず誰もが情報提供者になるケースがあります。（※）
※ナレッジ共有の目的や運用方法などによって異なります。
そのため、いつ新しい情報がアップされるかわからず、
情報がタイムリーに行き届かないことがあります。
また、特に情報蓄積のスピードが早い組織の場合は、
更新日時がわずかでも古くなってしまうと見逃されがちになります。
そのような場合に便利なのが、これから紹介する「ナレッジリング」の２つの機能です。
【便利機能その１】必読設定（プッシュ通知）
【機能概要】
作成した記事（情報）の必読設定ができます。
必読設定された記事は各ユーザーのトップ画面に通知が表示されます。
重要な周知事項など必ず読んでほしい記事がある場合、
ユーザーに必読記事がアップされたことを通知する機能です。
「必読設定」機能により、重要な情報の見逃し防止に役立ちます。
新規の必読記事がアップされると、
画面上部の表示固定エリアの必読通知アイコンにアップ件数が表示されます。
また、記事一覧上にも「必読」のマークが表示されるため、
どの記事が必読設定されているかが一目でわかります。
更に、「お知らせ」に登録された記事は未既読の管理が可能なため、
未読者には個別にプッシュメールを送信するなど、
併用するとより便利に利用することができます。
「お知らせ」に登録された記事の未読者一覧
【便利機能その２】ピン止め機能
【機能概要】
特定の記事が常に検索時のトップに表示されるよう設定することができます。
指定した記事を記事一覧の上位に固定表示できる機能です。
「ピン止め」機能により、キーワード検索やページ送りの操作を省略して
記事に素早くアクセスすることが可能です。
ナレッジリングの記事は、ユーザー自身では以下のいずれかの順に並び替えができます。
- 新着順
- 閲覧順
- 評価順
しかし、時にはこれらの並び順に関わりなく常に留意しておいてほしい情報があるかと思います。
そのような時、ユーザーの心理的負荷を減らしアクセスしやすくするためには、
出来るだけ操作を簡略化することがポイントです。
ピン止め機能はこのような場合に効果的です。
以上、ナレッジの見逃し防止に役立つ、ナレッジリングの２つの機能をご紹介しました。
より確実に迅速に情報が届くと業務効率アップに繋がります。
ナレッジ共有について見直しをご検討されている方は、ぜひ参考にされてみてください。
次回は、ナレッジ共有をより活性化させるためのお役立ち機能をご紹介します！
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