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2021.10.22 ナレッジリング

FAQシステムは“MY機能”でもっと便利に!

FAQシステムMY機能

こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の池田です。

 

今回は、クラウドFAQシステム「ナレッジリング」について、
自分だけのお役立ち機能をご紹介します。

 

ナレッジリングには、主に2つの機能があります。

 

1.記事の登録・参照機能

FAQなどのナレッジとして記事を登録する機能と、キーワード検索等により記事を参照できる機能

 

2.コミュニティ機能

ユーザー同士で質問・回答をし合うことができる機能

 

 

これらの機能を使って、業務上の疑問を解決することができます。

 

しかし、しばらくしてFAQシステムの使い方に慣れてくると、
利用のしかたには自分だけのパターンができあがってくることがあるかと思います。

 

  • 以前参照したFAQをもう一度参照したい
  • 定期的に編集しているFAQにはすぐにアクセスしたい
  • 自分が投稿した質問・回答だけを見たい

 

このような時に便利なのが、自分だけの「マイページ」(MY機能)です。

 

そこで今回は、「マイページ」という機能についてご紹介します。

 

 

自分だけの「マイページ」


マイページには、自分の「閲覧」「投稿」に関連する機能があります。

 

【閲覧】

  • 記事の閲覧履歴

 

【投稿】

  • 記事・文書の投稿履歴
  • コミュニティの投稿履歴

 

それでは、詳しく説明していきます。

 

 

【MY機能①】記事の閲覧履歴


FAQMY機能1_記事の閲覧履歴

 

【機能概要】

自分が閲覧したFAQなどの記事を、閲覧した日付の最新順で一覧表示します。

 

頻繁に閲覧するFAQであれば、閲覧履歴からすぐにアクセスできるので、
検索の手間がかからずスムーズです。
また、過去に閲覧したFAQに再度アクセスしたい時、どのカテゴリーにあったか、
どんなキーワードで検索したか忘れてしまったという場合にも、
閲覧履歴を手掛かりに該当のFAQにアクセスすることができます。

 

このように、一度閲覧した記事には、検索時間を省略して手早く再アクセスすることが可能となります。

 

 

【MY機能②】記事・文書の投稿履歴


FAQMY機能2_記事・文書の投稿履歴
【機能概要】

自分が投稿したFAQなどの記事やマニュアルなどの文書ファイルを一覧表示します。
一覧は投稿した日時の最新順で表示されます。

 

  • 記事一覧

一覧は記事のステータスごとに確認できます。
※[ステータス] すべて/公開中/公開予約/下書き/レビュー待ち/非公開

 

FAQMY機能2_記事一覧

 

  • 文書一覧

一覧は記事のファイルの種別ごとに確認できます。
※[ファイル種別] すべて/Word/Excel/PowerPoint/PDF/zip

 

FAQMY機能2_文書一覧

 

FAQ毎に担当管理者を置いている場合などは、自分が担当するFAQにすぐにアクセスできる上、
FAQのステータスごとに確認ができるため更新漏れを防ぐこともできます。

 

 

【MY機能③】コミュニティの投稿履歴


FAQMY機能3_コミュニティの投稿機能

 

【機能概要】

自分がコミュニティで投稿した質問または回答の一覧をそれぞれ表示します。
一覧は投稿した日時の最新順で表示されます。

 

  • 質問一覧

一覧は、一連の質問・回答のステータスごとに確認できます。
※[ステータス] すべて/受付中/受付終了/解決済み

 

FAQMY機能3_質問一覧

 

  • 回答一覧

一覧は、一連の質問・回答のステータスごとに確認できます。
※[ステータス] すべて/受付中/受付終了/解決済み

 

FAQMY機能3_回答一覧

 

人によって、よく閲覧するFAQがあるように、疑問の発生源には個人の傾向があります。
過去に自分が投稿した質問はその顕著な表れと言えるかもしれません。
そのため何度も見直す機会も決して少なくはないと思われますので、
マイページの質問一覧にまとまっていると便利でしょう。

 

また、コミュニティには「ベストアンサー」機能があり、質問者は複数の回答の中から
最も参考になった回答を選んでマークすることができます。
自分の回答がべストアンサーに選ばれているかどうかは、
マイページの回答一覧からすぐに確認することができます。
ベストアンサーに選ばれることでモチベーションにつながりますので、
社内における自発的なナレッジ共有の醸成にも役立ちます。

 

 

以上、自分だけの便利な“MY機能”について、ナレッジリングの「マイページ」機能をご紹介しました。
FAQシステムを自分なりに使いこなすにあたり、ぜひ参考にしてみてください。

 

 

 


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