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こんにちは。

ナレッジリングのマーケティング担当の谷知です。

ナレッジマネジメントは、

個人が持つ知識やノウハウを組織全体で共有し、

業務効率化やコミュニケーションの向上を図るための重要な手法です。

近年では、

これを効果的に実現するためのツールとして

「ナレッジマネジメントツール」が注目されています。

しかし、有料のツールは価格が高く、

特に中小企業や予算に余裕がない組織にとっては、

導入のハードルが高い場合があります。

そんな中、

無料で利用できるナレッジマネジメントツールの選択が

現実的な解決策として多くの企業から支持されています。

本記事では、

価格を気にせずにナレッジマネジメントを始められる

無料ツールの選び方について詳しく解説します。

ナレッジマネジメント導入におすすめ！クラウド型FAQツール「ナレッジリング」

ナレッジマネジメントとは？その目的と重要性

ナレッジマネジメントとは、

個人が持つ知識やノウハウを組織全体で共有し、

業務効率化やコミュニケーションの向上を図る手法を指します。

その目的は、

「暗黙知」と呼ばれる現場での経験や知識を

「形式知」として記録・共有可能な形に変換することで、

情報の属人化を防ぎ、組織全体の生産性を向上させることです。

ナレッジマネジメントを導入することにより、

社員のモチベーションや顧客満足度の向上など、

多くのメリットが期待できます。

ナレッジ共有の重要性とそのメリット

ナレッジ共有は、

個人の知識を組織全体で活用するために欠かせないプロセスです。

ナレッジを共有することにより、

情報の属人化が解消され、

社員全体のスキルアップや迅速な意思決定が可能となります。

また、ナレッジ共有のメリットとして、

業務の効率化、顧客対応の向上、

企業の競争力強化などが挙げられます。

無料のナレッジマネジメントツールを適切に活用すれば、

これらのメリットを低コストで実現することができます。

ナレッジマネジメントツール導入のメリット

ナレッジマネジメントツールの導入は、

組織には様々なメリットをもたらします。

例えば、ナレッジマネジメントツールを導入することで、

社内での情報の蓄積・分類・検索が容易になるため、

社員は必要な情報を迅速に取得することができます。

また、これにより業務の効率化が図られ、

社員それぞれのスキル向上や知識の属人化を防ぎやすくなります。

結果として、組織全体の競争力を強化し、

顧客対応力の向上や顧客満足度の向上にもつながるのです。

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無料版と有料版の違い

ナレッジマネジメントツールには、無料版と有料版があり、

導入する際にはそれぞれの違いを確認することが大切です。

無料版はその価格面が一番の魅力で、

コストをかけずにナレッジマネジメントの導入を試せるという利点があります。

しかしながら、

無料版ではユーザー数の制限や利用可能な機能が限定される場合が多く、

大人数や部署を横断したプロジェクトでの利用には不向きです。

一方で有料版は機能やサポート面が充実している点が強みです。

選択する際は、用途や企業規模に応じたツールを検討しましょう。

ニーズに合った機能が搭載されているか

無料のナレッジマネジメントツールの選び方は、

まず自社のニーズに合った機能を提供しているかどうかを確認することがポイントになります。

特に、情報の蓄積や共有方法、

検索性に優れたツールかどうかを見極める必要があります。

また、操作性が直感的であり、社員が使いやすいことも

選び方のポイントのひとつです。

多くの無料ツールには機能やサポート面での制限があるため、

どこまで自社の課題を解決できるか事前によく調査しましょう。

利用人数に制限があるか

無料のナレッジマネジメントツールには、

利用できる人数に上限があるケースが多いです。

社内の利用規模や関係者の数を考慮し、

制限内でも利用できるかどうかを確認することが重要です。

少人数のプロジェクトでの使用には適していますが、

企業全体での利用を目的とする場合は、

有料プランや他のツールへの移行も視野に入れる必要があります。

搭載されている機能に不足はないか

無料のナレッジマネジメントツールでは、

有料版に比べて機能が限定されている場合があります。

例えば、

高度なカスタマイズ機能、データ容量の無制限利用、

さらには高度なセキュリティ機能が提供されないことが一般的です。

そのため、どの程度の機能が必要なのかを事前に明確にし、

自社の業務ニーズに支障がないかチェックすることが重要です。

ただ、無料版は、

ナレッジ共有や情報整理を初めて行う際の試験的な利用にも適しているので、

本格導入の前にまずは試したいという企業には、

無料版がおすすめです。

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社員が使いやすいか

ナレッジマネジメントツールの導入を成功させるには、

操作性の高さが鍵を握ります。

見た目や操作性が優れていないと、

社員がツールの利用を避ける可能性があります。

無料のツールであっても、

直感的でわかりやすい見た目や快適な使用感が得られるものを選びましょう。

ナレッジリング

出展元：ナレッジリング

「ナレッジリング」は、

誰にも簡単に使うことができるクラウド型ナレッジ管理ツールです。

ナレッジリングを使うための専門的な知識や難しい操作は一切不要で、

普段からインターネットやワード・エクセルに馴染みのある方であれば

誰でもカンタンに操作できます。

また、高い検索性も特長のひとつで、

投稿されている記事や添付ファイル（Word、PowerPoint、Excelファイル等）の

ファイル名だけでなく、ファイル内のテキスト情報も全てが検索対象となるため、

記事中やファイル名に対象ワードがなくても、

ファイル内に該当する対象ワードがあれば

記事と添付ファイルの両方を対象に検索しヒットさせることができます。

各種ツールとの連携や閲覧数の可視化もできるため、

特に社内ヘルプデスクや問い合わせ対応を効率化したい部署や企業におすすめです。

Confluence（コンフルエンス）

出展元：Confluence

Confluenceは、ページ作成・編集が簡単にでき、

テンプレートやバージョン管理、コメント機能を備えた無料ツールです。

プロジェクト管理や議事録、ナレッジの蓄積に最適です。

カスタマイズの自由度は高い反面、

社内での導入・定着には、ある程度のナレッジマネジメントスキルと社内教育が必要です。

大規模プロジェクトや複雑な業務フローを持つ部署や企業に適しています。

Notion

出展元：Notion

Notionは、

ドキュメント・タスク管理・データベースなどを統合した

「オールインワン型ワークスペース」です。

ブロック型の編集スタイルで自由なレイアウトが可能なため、

情報を柔軟に可視化できます。

テンプレートも豊富で、ナレッジ蓄積から議事録、

社内Wiki、プロジェクト進行まで幅広くカバーできます。

Webやモバイルアプリからもスムーズにアクセスでき、

特にベンチャーやスタートアップ、

情報発信の多い企画・広報職などに支持されています。

Kibela

出展元：Kibela

Kibelaは、

チームの知識や気づきを日報・メモ・Wikiとして

手軽に蓄積・共有できるシンプルなナレッジ共有ツールです。

社内文化としての「書いて共有する」習慣づくりを後押しする機能設計で、

導入のハードルが低く、

特にドキュメント文化が根付きづらい企業に向いています。

エンジニア中心の小・中規模チームや、

リモートワークが多い組織でも活用されています。

ClickUp

出展元：ClickUP

ClickUpは、

タスク・プロジェクト・ドキュメント・ナレッジベースなどを一元化できる

多機能型のプロジェクトマネジメントツールです。

ドキュメントとタスクを紐づけて管理できるため、

ナレッジを業務と連動させることができます。

カスタマイズ性が高く、チーム作業にも対応可能なので、

複数部門を横断してプロジェクトを進める企業におすすめです。

【まとめ】おすすめツール比較表

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サポート体制の確認

無料のナレッジマネジメントツールを導入する際は、

提供元のサポート体制をしっかりと確認することが重要です。

無料プランの場合、サポート体制に限りがあることが多く、

問題発生時に迅速な対応が得られない可能性があります。

そのため、導入前にツールに関するFAQの充実度などを

事前に確認することをおすすめします。

データセキュリティとプライバシー

ナレッジマネジメントツールに投入するデータは、

社内の機密情報や重要な内容を扱うことが多いため、

データセキュリティとプライバシーについて十分注意を払う必要があります。

ツール提供元が設置しているプライバシーポリシーや利用規約を精査し、

安全性を確認することも重要です。

長期運用する場合のリスク

無料のナレッジマネジメントツールは、

短期的にはコストゼロで活用できる点が魅力ですが、

長期的な運用においては損してしまう場合があります。

例えば、無料では利用人数が限られていたり、

ストレージ容量が少ないことが原因で、

社内での利用拡大やデータ量の増加に対応できないことがあります。

長期運用で発生する懸念点を見極め、

将来的な拡張性も考慮したツールを選定すると良いでしょう。

有料版への移行する可能性を考慮する

無料プランで開始した場合でも、

機能や容量の制限などの理由から

有料版への移行が必要になる可能性があります。

有料版が自社の予算や運営方針に合致しているか、

導入前にしっかり確認しておくことが大切です。

無料版から有料版へのアップグレード方法や費用が明確に示されていると、

有料版に移行した時のこともイメージできるので良いでしょう。

定期的にフィードバックを行う

ナレッジマネジメントツールの使用状況を定期的にフィードバックすることは、

ツールをより効果的に活用するための重要なステップです。

利用状況のモニタリングや、

検索の頻度、ナレッジの共有量などを確認することで、

ツールが業務効率や情報共有にどの程度貢献しているかを把握できます。

また、利用者からのフィードバックを行い、

操作性や機能の改善点を洗い出していくことも重要です。

現場での活用状況と事例の共有

ツールの導入が成功するためには、

現場での浸透が欠かせません。

特に、社員がツールを活用する習慣を早期に身に付けられるよう、

導入時のトレーニングやサポートを充実させるとよいでしょう。

また、成功事例を共有することも効果的です。

例えば、特定のチームがナレッジマネジメントツールを活用して

業務改善に成功した具体的な事例を紹介することで、

他のチームにも利用促進のきっかけを与えることができます。

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業務プロセスに合うように工夫して使う

ツールを最大限活用するために、

機能をしっかり把握し、

組織の業務プロセスに合った使い方を工夫することが重要です。

例えば、タグ付け機能や分類機能を効果的に使うことで、

情報の検索性を高めることができます。

また、チーム間で定期的にナレッジの更新を行い、

最新情報を常に維持するのも重要です。

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アップグレードを見据えて計画的に活用する

無料版のナレッジマネジメントツールを活用している場合でも、

将来的に有料版へのアップグレードを視野に入れることが重要です。

特に、組織規模の拡大や利用頻度の増加によって

無料版に制限を感じる場合は、

有料版や別のツールへの移行を検討するタイミングといえます。

その際、有料版を利用した時の費用対効果や

アップグレード後の業務改善の可能性を十分に検討しましょう。

また、無料版を使用している間に、

ナレッジマネジメントのベストな活用方法を社内で確立しておくと、

アップグレードした時にもスムーズに移行できます。

最後に、おすすめのFAQシステム「ナレッジリング」をご紹介しましょう。

「ナレッジリング」は、いつでも・どこでも・カンタンな操作で社内の情報共有を促進し、

効率的に業務を遂行するための機能や特徴を備えたFAQシステムです。

【ナレッジリングで実現できること】

① 社員の自己解決力アップ
② 最新情報のタイムリーな共有
③ 業務効率の向上

ナレッジマネジメントにも役立つナレッジリングの機能を一部ご紹介します。

• 【おすすめ機能①】テキスト・ファイル・画像など、さまざまな形式による情報登録

ナレッジリングは、テキスト形式によるFAQの作成、
Word,Excel,PowerPoint,PDFなどのファイル形式によるマニュアル、
画像や動画の添付なども可能です。

どのような社員にも理解してもらいやすい形式を選択することができるため、
社員の自己解決力アップにつながります。

＜キーワード検索ボックス＞

• 【おすすめ機能②】検索されているキーワードの分析

ナレッジリングに登録されている情報を、利用者がどのようなキーワードで
検索しているか把握できる「キーワード分析」機能があります。

実際に検索で使用されているキーワードから、利用者が求める情報が何かを分析し、
新しい情報を追加したり既存の情報を更新したりすることで、
最新情報のタイムリーな共有が可能となります。

＜キーワード分析＞

• 【おすすめ機能③】テキストとファイルの同時検索

一度のキーワード検索で、テキストとファイルを同時に検索します。
また、ファイル内のテキストまで検索するため、ファイルのタイトルが分からなくても
キーワードに関連する情報が見つかりやすいことが特徴です。

探している情報が見つかりやすいため、
利用者の満足度向上にもつながります。

＜FAQのテキストとファイル内テキストを同時検索している例＞

ナレッジマネジメントは、

個人や組織内の知識やノウハウを共有し、

業務効率化と情報共有をスムーズにするための重要な取り組みです。

特に初期コストを抑えたい企業にとって、

無料のナレッジマネジメントツールは手軽に導入できる選択肢として注目されています。

無料版は「導入時に費用がかからない」という点が最大の特徴です。

利用人数や機能制限を考慮しながら、

自社の業務や規模に適したものを選ぶことが選び方のポイントです。

ナレッジマネジメントで業務効率化や組織全体の生産性向上を実現するために、

まずはコストゼロで始められる無料版の導入を検討してみてはいかがでしょうか。