マネジメントに悩む方必読【後編】マネジメント不足を解消する方法とは
こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の谷知です。
マネジメントをする立場になったとき
「マネージャーに就任したものの何をしてよいのかわからない」と悩む方が多いと思います。
そこで「マネジメントに悩む方必読」と題して、
前編後編に分けてマネジメントに関する悩みや解決策について解説します。
後編の今回は、
マネジメント不足を解消する方法についてです。
マネジメントがうまくいかないなと感じている方は、
ぜひ自身の悩みや問題点と照らし合わせながら読んでみてくださいね。
前編はこちら
マネジメント不足ってどんな状態？
前編の記事では、マネジメントに必要なスキルや役割についてご紹介しました。
結論を大きくまとめると、いかなるマネジメントの役割や場面においても、
最も必要とされるスキルはヒューマンスキル＝コミュニケーション力であるということでした。
では、役割を果たすべきマネージャーが能力を発揮できていなかったら、
どのような状態に陥ってしまうのでしょうか。
長時間労働するスタッフが増える
長時間労働するスタッフが増えている状態は、
作業が効率化できずに無駄な作業が発生したことにより起こります。
業務の進捗状況や労働時間の管理はマネージャーの役割ですが、
それらが充分に果たせておらず、
マネジメントが不足していることが原因と言えるでしょう。
経済産業省の平成28年度の調査で、
長時間労働の原因として最も多く挙げられていたのが
「管理職（ミドルマネージャー）の意識・マネジメント不足」でした。
属人化する業務が多くなる
マネージャーは、
チームとして誰がどのような業務を担当しているかを把握し、
部下一人一人が業務をどのように取り組んでいるかに注意を払っておく必要があります。
しかし、マネジメントが不足していると、
業務の属人化が発生してしまい、一部のスタッフに業務が偏ってしまいます。
特に優秀な社員ほど業務を抱えることが多い傾向にあります。
属人化した業務は、問題が潜んでいても気付くまでに時間がかかってしまうため、
トラブルになりかねません。
チームから不平や不満が出る
マネジメント不足が招いた属人化した業務は、
やがてブラックボックス化し、正しい評価がされず、
スタッフが不公平感を感じる要因になってしまいます。
そのような状態が長く続けば、
優秀な社員は不満が募り退職してしまうかもしれません。
場合によっては競合他社に優秀な人材が流れ、
組織にとって大きな打撃になる可能性もあります。
マネジメント不足が起きる主な原因
マネジメント不足が招く状態について挙げましたが、全ての状態において原因は共通しています。
マネジメント不足が起きる主な原因は？
マネジメント不足が起きる主な原因は、
「マネージャーがしかるべきコミュニケーションをとっていないこと」です。
コミュニケーション力が発揮できていないとマネジメント不足に陥ってしまい、
組織にさまざまな弊害を及ぼしてしまうのです。
コミュニケーション力をとる必要性とは
コミュニケーションの基本は互いの考えを理解し合うことです。
組織を構成するメンバーがお互いに理解し合うためには、
「情報共有」を密に行う必要があります。
情報共有を行うことで、
お互いの進捗情報や抱えているタスクを把握することができるので、
業務効率化にもなります。
コミュニケーションをとることは情報共有の強化にもつながるのです。
マネージャーがコミュニケーション力を発揮しなかったら
それでは、マネージャーがコミュニケーション力を発揮しなかったら、
組織はどうなるでしょうか。
コミュニケーション不足により情報共有ができていなかった場合、
互いの認識にすれ違いが起こります。
さらにそれがトラブルの元になります。
トラブルの原因を追究したとしても、
情報共有が不足している状態では行動や解決に遅れが生じてしまいます。
これらの状況を改善し組織活動を円滑に進めるのがマネージャーの役割ですが、
マネージャーがコミュニケーション力を発揮できていないと、
問題解決には程遠いです。
情報共有不足を解消する方法
では、情報共有不足を解消する方法を考えてみましょう。
優秀な人材をマネジメントの立場に採用する
解決方法のひとつとして、
優秀な人材をマネージャーとして採用・教育することが挙げられます。
しかし、費用面や人材教育の時間が不足して難しいという問題も
同時に付随してきます。
情報共有ツールを活用する
「プレイング・マネージャー」とも言われるように、
マネージャー自身が膨大な業務を抱えていて、
理想とするマネジネントが実現できていない状況もあるでしょう。
しかし組織としては、滞りなく業務を進め、
事業を継続していかなければなりません。
そのような場合は情報共有ツールを活用することをおすすめします。
情報共有ツールを活用することで、効率的なマネジメントを行うことができ、
マネジメント不足を補うことができます。
初期投資はかかるかもしれませんが、
人材を教育したり採用したりするよりはハードルが低いと言えるでしょう。
情報共有ツールを活用するメリット３つ
それでは、情報共有ツールを活用するメリットを３つご紹介します。
①業務の可視化で属人化を予防
情報共有ツールは業務を可視化することができます。
さらに業務の可視化は、属人化を予防することができるので、
組織内のリスクを回避できます。
目的に特化した情報共有ツールを導入すれば、
複雑な業務でも比較的簡単に可視化することが可能です。
②課題の早期発見につながる
多種多様な情報が共有されることで、課題を早く発見できます。
情報共有不足のときに見えづらかったタスクや情報などを組織全体で見ることで、
今まで触れられてこなかった課題に気づくことができます。
③コミュニケーションがスムーズになる
コミュニケーションの手段はさまざまありますが、
口頭での情報共有は簡単な反面、時間が拘束されてしまいます。
情報共有ツールでは、
必要な人が適切なタイミングで情報共有することができます。
クラウド型の情報共有ツールを利用すれば、リモートワークにも最適です。
「ナレッジリング」はマネジメント力向上にも役立つ
「ナレッジリング」は、社内の有益な情報を集約し、
誰でも簡単に閲覧することができるナレッジ共有ツールです。
社内におけるマネジメント業務を行う上で必要な機能を備えているので、
効率的な情報共有が可能です。
ナレッジリングが情報共有に役立つ理由３つ
①進捗管理などのファイルを共有できる
ナレッジリングは簡単にファイルを共有できるため、
業務の進捗をファイルにアップロードすれば、
いつでも・誰でも・どこからでも、チームメンバー全員が進捗を確認できます。
また、キーワード検索の機能を利用すると、
テキストだけでなくファイルの中身まで検索することができます。
ファイルの説明を登録しておけば、テキストとファイルが同時に検索されるため、
必要な情報が見つかりやすくなります。
②文書・画像・動画など、さまざまな形式で管理できる
ナレッジリングは、Excel以外にも画像や動画の添付、表の作成など、
さまざまな形式で情報を管理することができるので、
相手に伝わりやすく表現しながら情報共有できます。
③コミュニティで社員のフォローができる
マネージャーが部下を育成するためには、気軽に相談できる環境を設けることも必要です。
ナレッジリングのコミュニティ機能では、社員同士でやり取りが可能です。
社員や上司に向けて質問・相談ができます。
まとめ
今回は「マネジメントに悩む方必読」の後編として、
マネジメント不足を解消する方法をご紹介しました。
前編の「マネジメントに必要なスキルや役割」と合わせて読んでいただくことで、
抱えている問題や解決策が見えてくることでしょう。
組織力向上のためにマネジメント力を発揮することは不可欠です。
そのためにも、
「ナレッジリング」のような情報共有ツールを正しく活用して、
業務の効率化・課題の早期発見・コミュニケーション力の向上を図っていきましょう。
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