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こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の池田です。

企業の経営層や管理職のみなさまの中には、次のようなお悩みを抱えながら
日々を過ごされている方はいらっしゃいませんか？

「マネージャーに就任したものの何をしてよいのかわからない」
「時間に追われて充分にマネジメントができていない」
「マネジメント人材が足りない」

マネジメントを行う上ではさまざまな能力が求められますが、
上記のようにマネジメント不足に陥っている企業は多いのではないかと思われます。

マネジメント不足に陥る原因の一つに、マネジメントに必要な情報共有不足があげられます。

そこで今回は、

• マネジメントにはどのようなスキルと役割が求められるのか
• マネジメント不足に陥る原因である情報共有不足とその解消法

について解説します。

まずは、改めて「マネジメント」とは何かを再確認しておきましょう。

マネジメントとは、直訳すると「管理」という意味になりますが、
企業などの組織で成果を上げるために必要な行動や手段を指します。

成果をあげるために、企業には「マネージャー」と呼ばれる責任者が存在します。
マネージャーは、ビジネスにおけるヒト・モノ・カネ・情報などの経営資源を効率的に活用し、
売上や利益などの成果に繋げる上では欠かせません。
そのため、マネージャーには目標を達成するための各種のスキルが求められます。

それでは、マネジメントに必要なものとは具体的に何でしょうか？

マネジメントを的確に実行するには体系的に学ぶことも大事です。
ここでは、マネジメントを考える上で参考となるフレームワークをご紹介しましょう。

【カッツ・モデル】

アメリカの経営学者であるロバート・L・カッツ氏が提唱した、
マネジメント層の能力について体系化したものです。

「マネジメントの３つの階層」と「マネジメントに求められる３つのスキル」によって
マネージャーに必要とされる能力がマネジメント階層ごとにどのくらいの割合で
必要かを示したものです。

カッツ・モデルは、マネジメント人材の育成やチームの能力開発などに活用されています。

カッツ・モデルでは、マネジメント層を次の３つに分類しています。

• ①トップ・マネジメント（経営者層）

社長や会長など経営に直接関わる役職にあたります。
経営実態を正確に把握して組織の方針や意思決定を行い、実行された結果に対しては
責任を負う立場にあります。
組織の最高責任者として、ビジョンを示し事業戦略を立てる必要があります。

• ②ミドル・マネジメント（管理者層）

いわゆる「中間管理職」で、部長・課長などの役職にあたります。
トップ・マネジメントとロワー・マネジメントの中間に位置する立場にあるため、
調整役としてバランスのよいスキルが求められます。

• ③ロワー・マネジメント（監督者層）

主任・係長などの役職にあたりますが、具体的な役職が付かない場合もあります。
現場のリーダーとして社員の監督・管理を行う立場です。
業務を円滑に進める上で現場の士気を高める役割も担います。

カッツ・モデルではさらに、マネジメントに求められるスキルとして次の３つのスキルをあげています。

• ①テクニカルスキル（業務遂行能力）

業務を遂行する上で必要となる技術や知識です。
業種や職種などによって要求されるスキルは異なりますが、
業界知識や経営知識、その業界で取得すべき資格を取得しているかどうかなどが
テクニカルスキルを保有しているかどうか、習熟度・熟練度の目安となります。

• ②ヒューマンスキル（人間関係構築力）

組織内での対人関係を良好に保つ上で必要なスキルです。
組織の目標は個人で達成できるものではなく、チームで業務を遂行する必要があります。
業務を円滑に遂行するためには、各方面とコミュニケーションを取ることが重要となります。

• ③コンセプチュアルスキル（概念化能力）

概念化とは、物後の本質を見極めるスキルです。
複雑な状況でも正確に物事を判断したり、一つの事柄から多くの有益な情報を得ることが
できたりなど、課題解決に導くことができる能力のことです。

カッツ・モデルでは、ロワー・マネジメントではテクニカル・スキルが重要視され、
トップ・マネジメントに向かうほどコンセプチュアル・スキルが重要視される、
というスキルバランスの変化を階層ごとに図で示しています。

しかし、どのマネジメント層でも中心に置かれているのがヒューマンスキルです。
このことから、マネジメントにはヒューマンスキルが最も重要と言えます。

それでは、マネジメントにおけるヒューマンスキルとはなんでしょうか。

カッツ・モデルにおけるヒューマンスキルは、
日本語では「人間関係構築力」または「対人関係力」と訳されますが、
人間関係を構築するための基本となると言えばコミュニケーションではないでしょうか。
つまり、マネジメントに最も必要なスキルはヒューマンスキルであり、
その中でも特にコミュニケーション力が求められると言えます。

それでは、マネジメントで重要とされるコミュニケーション力は、
具体的にどのような場面で必要となるのか見ていきましょう。

組織にはさまざまな人で構成されています。
マネージャーは、これらの人々とさまざまなコミュニケーションを取る必要があります。

• ①上司への報告

トップが正しい経営判断を行うには、正確な情報を得る必要があります。
状況を端的にまたはトップが求める形式にまとめ、正しい情報を上司に報告するのは
マネージャーの役目です。

• ②チームメンバーへの指示

方針を決定するのはトップですが、業務を遂行するのは組織を構成する一人一人の社員です。
マネージャーは、トップの意図を汲みチームメンバーがその意図を理解して業務にあたれるよう
指示を行う必要があります。

• ③部下の教育

組織としての目標を達成するためには、部下に対して指示を与えるだけでなく教育も必要です。
モチベーションを維持し、同じ方向に向かって進んでいけるように、
目標設定などを行い計画的に実行していくことが重要です。

• ④他部門との調整

複数の部門にまたがるプロジェクトの場合はもちろん、普段から他部門との連携を強めておく
ことがポイントです。
いざという場合に問題を回避でき円滑な組織経営が可能となります。

• ⑤クライアントとの交渉

対外的な場面でもマネジメント層が取るコミュニケーションは重要です。
交渉では、一方が不利益を被ることなく、双方が納得するように結論に導くことが求められます。
交渉が上手くいくと信頼関係の構築にも繋がります。

次に、マネジメントにはどんな役割があるかを見ていきましょう。

日本の企業の中で「マネジメント」と言う場合、
一般的にはカッツ・モデルのミドル・マネジメント層が該当し、次のような役割を持ちます。

• ①業務の管理

組織の目標を達成するためには、計画に沿って業務が実行されているかを管理する
必要があります。
マネージャーは計画通りに業務が進行していなければ、問題点を探り出し取り除く
という作業を行います。
つまり、成果を上げるためにPDCAを回すことが大切となります。

• ②部下の育成

組織の成長には人材育成が欠かせません。
マネージャーには、自らの経験を踏まえて業務や研修を通じ部下を育成するという
重要な役目があります。

• ③経営理念の浸透

どんなに優秀な人材を集めたとしても、トップが示すビジョンが社員に伝わらなければ
社員はどう行動に移してよいかわからず、組織としての成果を上げることはできません。
マネージャーは、トップと社員の橋渡しをする役目も担っています。

ここまで、マネジメントに求められるスキルと役割について解説しました。

それでは、マネージャーがこれらの能力を充分発揮できなかったり、
役割を果たせなかったりした場合、どのような状態に陥ってしまうのでしょうか？

マネジメント不足は、次のような弊害を招くと考えられます。

• ①長時間労働

経済産業省の平成28年度の調査によれば、長時間労働の原因として最も多かったのが
「管理職（ミドルマネージャー）の意識・マネジメント不足」です。
作業が効率化できず無駄な作業が発生していることが考えられます。
進捗状況や労働時間の管理はマネージャーの役割ですが、充分に果たせていないと言えます。

• ②属人化

優秀な社員ほど業務を抱えることが多く、業務が集中してしまいがちです。
属人化した業務は問題が潜んでいても気付くまでに時間がかかってしまうため
トラブルになりかねません。
マネージャーは、チームとして誰がどのような業務を担当しているかを把握し、
部下一人一人の業務のどのように取り組んでいるか注意を払う必要があります。

• ③不公平感

属人化してしまった業務はブラックボックス化しやすくなり
正しい評価がされず不公平感を感じる原因になってしまいます。
そのような状態が長く続けば、優秀な社員は不満が募り退職してしまうかもしれません。
場合によっては競合他社に優秀な人材が流れ、組織にとって大きな打撃になる可能性もあります。

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ここまで、コミュニケーション力はマネジメントにおける基本的なスキルであること、
コミュニケーション力が発揮できないとマネジメント不足に陥ってしまい、
組織にさまざまな弊害を及ぼすということがわかりました。

それでは、マネージャーがコミュニケーション力が発揮できないのは
根本的に何が足りていないからなのでしょうか？

コミュニケーションの基本は互いの考えを理解し合うことです。
組織を構成するメンバー同士がお互いに理解し合うためには
「情報共有」が充分に行われる必要があります。

情報共有が上手くいっていないと、お互いに
「進捗状況が分からない」「どんなタスクを抱えているのか」という状況になり
業務効率の低下を招いてしまいます。
間違った認識はトラブルの元となり、トラブルの原因を追究するにも
情報共有されていなければ行動に遅れが生じます。

これらの状況を改善し組織活動を円滑に進めるのがマネジメントの役割です。

このような理由から、マネジメント不足とは情報共有不足であると言えるのです。

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では、情報共有不足を解消するにはどうすればよいでしょうか？

もちろん、優秀なマネジメント人材を採用・教育すれば解決できるかもしれませんが、
組織的な理由で適正な人材を配置できていないという場合もあるでしょう。

例えば、費用面でマネジメント層を抱えることが難しかったり、
一定のスキルを身に付けるまで教育するには事業計画上間に合わなかったりする場合です。

前述した通り、マネジメント不足が長時間労働を招いているというデータがありましたが、
「プレイング・マネージャー」とも言われるように、
マネージャー自体が膨大な業務を抱えている場合もあります。

しかし、理想とするマネジネントが実現できていないという場合でも、
組織としては、滞りなく業務を進め、事業を継続していかなければなりません。

そのために必要なことは、ITツールを上手く活用して効率よくマネジメント業務を行うことです。
そして、ITツールを利用して情報共有を行うことでマネジメント不足を補うことができます。

効率よくマネジネントを行うためには、情報共有ツールを活用することをおすすめします。

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マネジメント不足には情報共有ツールがおすすめであることを説明しましたが、
それでは、情報共有ツールを活用するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。

• ①可視化ができるため属人化を防げる

情報共有ツールを活用することで業務を可視化することができます。
目的に特化した情報共有ツールを導入すれば、複雑な業務でも比較的簡単に可視化することが
可能です。
業務の可視化によって、属人化を防ぎまたは解消することができ、
組織としてのリスクを回避することが可能となります。

• ②情報共有できるため課題の発見が早い

情報共有に特化したツールのため、多種多様な情報が共有されることで
課題が発見しやすくなります。

• ③コミュニケーションがスムーズになる

コミュニケーションの手段はさまざまありますが、口頭での情報共有は簡単な反面、
時間が拘束されてしまいます。
また、情報共有のために会議で必要な資料の作成に時間がかかっていることもあるでしょう。
そのような場合、マネジメントに適した情報共有ツールを活用すれば、
必要な人が必要なタイミングで情報共有することが可能となります。
また、クラウドの情報共有ツールを利用すればテレワークにも最適です。

マネジネント不足を補うための情報共有ツールは目的によってさまざまですが、
ここでは主なツールを３つご紹介します。

• ①プロジェクト管理ツール

プロジェクトを進行させるために、タスクやスケジュールを管理するためのツールです。
タスクの担当者・期限・優先度などの情報を共有することで、
どのタスクでどのくらい進捗が遅れているのかなどを管理します。

• ②ナレッジ共有ツール

社員が業務などで得た知識・経験・ノウハウなどの「ナレッジ」を
組織レベルで情報共有し有効活用できるようにするツールです。
ナレッジは、テキスト・ファイル・画像・動画などさまざまな形式での共有の仕方があります。

• ③営業支援ツール（SFA）

営業状況の把握ができ、的確な営業活動ができるようにしたツールです。
営業部門はもちろん、トップ・マネジメント層に近いマネージャーに営業活動の情報が共有
されることで、迅速な経営戦略の立て直しなどに役立てることが可能です。

最後に、マネジメントを実行する上でおすすめの情報共有ツールをご紹介しましょう。

ナレッジ共有ツール「ナレッジリング」は、社内の有益な情報を集約し、誰でも簡単に閲覧できる
ツールです。
社内におけるマネジメント業務を行う上で必要な機能を備えており、
情報共有を効率的に行うことができます。

• 【おすすめ理由①】進捗管理などのファイルを共有可能

ナレッジリングはファイルを簡単に共有できます。
業務の進捗をファイルをアップロードすれば、いつでも・誰でも・どこからでも、
ナレッジリングにアクセスすればチームメンバー全員が進捗が確認できるようになります。
また、キーワード検索はテキストとファイルの中身も検索しますので、
ファイルの説明をテキストで登録しておけば、
テキストとファイルが同時に検索されるため必要な情報が見つかりやすくなります。

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• 【おすすめ理由②】文書・画像・動画など、さまざまな形式で管理できる

ナレッジリングは、Excelなどの進捗ファイルが扱えるだけでなく、
画像や動画の添付したり、表を作成したりなと、さまざまな形式で情報を管理することができます。
また、業務上のナレッジを共有する場合には、さまざまな形式で表現できるため
伝えたい相手に伝わりやすい情報共有が可能となります。

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• 【おすすめ理由③】コミュニティで社員のフォローができる

部下の育成のためには気軽に相談できる場も必要です。
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