【迷える担当者必見！】ナレッジ共有ツールの乗り換えに悩んだら
こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の池田です。
個人の知識・経験・ノウハウなどを組織レベルで共有し活用する「ナレッジ共有」。
社内の業務を円滑に進めるためにはとても有効な手段です。
しかし、ナレッジ共有に取り組んではいるがなかなか効果がでないとお悩みではありませんか？
それを裏付けるかのように、弊社には次のようなお問い合わせをよくいただきます。
「現在利用中のツールからナレッジ共有ツールへの乗り換えを検討している」
上記のように、既存のツールで始めてみたものの目指す結果を出せていないので、
ナレッジ共有に特化したツールに移行したいというお客様からのご相談は意外と多いものです。
そこで今回は、ナレッジ共有ツールに乗り換える場合のポイントをご紹介します。
乗り換えに二の足を踏んでいる方、どのようなナレッジ共有ツールを選んでよいか迷っている方は、
ぜひ参考にしてみてください。
ナレッジ共有ツールへ乗り換えたい理由とは？
まず、ナレッジ共有ツールに乗り換えたいというお客様は、具体的にどのような課題やお悩みを
抱えているのでしょうか。
お客様からよくお伺いする内容をいくつかご紹介しましょう。
- 目的の情報を探しにくくなってきた
当初はファイルサーバーやグループウェアなどに情報を集約して閲覧することが
スムーズにできていたのに、取り扱う情報量が増えるに従って、
探している情報を見つけにくくなってきているようです。
- 利用目的や利用範囲が変わってきている
当初はファイルのみの共有だけだったものが、何度も同じ質問に答えなくて済むように
FAQ形式で共有したいなど、目的に適した形式で共有したいと考えているようです。
また、社員のみで利用していたものが、パートナー企業とも共有したいなど
共有範囲を広げたいということも多いようです。
ナレッジ共有ツールへ乗り換える際の懸念点とは？
では、乗り換えるにあたってお客様が不安に感じているのはどんなことでしょうか？
- これまでの運用方法から簡単に脱却できるのか？
既存のツールまたはメールやエクセルなど、長期間に渡って利用し続けているツールがある場合、
新しいツールに移行するとなると少なからず反発があるものです。
また、効果的なツールだと頭ではわかっていても、新しいツールに移行し運用が定着するまでには
一定の時間が掛かることもあり、結局は使い慣れたツールから脱却できないのでは、
という不安があるようです。
- 移行のための時間とコストはどれだけ掛かるか？
移行には時間もコストも掛かります。
弊社へのお問い合わせの場合、この点をネックと捉えているお客様が多い傾向にあります。
どのような項目にどれだけの時間とコストが掛かるのかがわからず不安に感じるようです。
ナレッジ共有ツールに乗り換える場合のポイント
前述の通り、ツールの乗り換えには費用も時間も掛かります。
しかし、無理に既存のツールを使い続ければ、むしろ作業が非効率になり無駄な作業が
発生しかねません。
ナレッジ共有ツールに乗り換える場合に、どのようなポイントを押さえればよいかを確認しましょう。
- 目的に合った機能があるか
既存のツールでは機能が不足しているという以外に、
高機能のため充分な効果が出せてないという場合があります。
既存のツールではなぜナレッジ共有が上手くいかないのか、
まずはその原因を明らかにすることです。
その上でナレッジ共有の目的を明確にし、そのために必要な機能とはどのようなものかを
評価するようにしましょう。
- 利用者の誰もが使いこなせるか
どんなに効果が見込まれる機能が揃っていたとしても、
操作が複雑すぎるる場合は使いこなせないユーザーが出てきてしまいます。
使いこなせないユーザーはどんどん使わなくなり、そのような状態が続けば
使いこなせるユーザーも不平等感を感じるようになり、最終的には使われないツールに
なってしまいます。
このような状況を回避するためには、誰もが簡単に使いこなせるツールが理想です。
- コストが見合っているか
クラウドのナレッジ共有ツールの場合、移行時に掛かる費用には主に次の項目があります。
１．ツールの設置費用（イニシャルコスト）
２．データの移行費用（イニシャルコスト）
３．ツールの利用料（ランニングコスト）
ここで、ポイントとなるのが「２．データの移行費用（イニシャルコスト）」です。
新しいツールへのデータ移行は極力スムーズに行いたいものですが、
表示フォーマットの違いや、移行対象のファイルのフォーマットの違いなど、
思わぬ手間が発生しがちです。
そのような場合に、対応してもらえるサポート窓口があると安心です。
コストの内訳として見落としがちなので、移行時や移行後のサポートが充分かどうかも
チェックしておきましょう。
ナレッジ共有ツール乗り換え前に実施しておきたいこと
乗り換えのポイントを押さえたところで、ナレッジ共有ツールへの移行をスムーズに行うための
準備もしておきましょう。
- 運用ルールを整備する
ファイルやタイトルの名前の付け方や更新のタイミングなど、ルールを決めずに
ナレッジ共有を始めてしまうと、統一性のない情報が乱立してしまうため閲覧しにくく、
やがてツールは利用されなくなってしまいます。
運用ルールを整備することはナレッジ共有を行う上での秩序を保つことになり、
ツールの利用促進や定着に繋がります。
- 推進役となるリーダーを任命する
ナレッジ共有を活発化し浸透させるためには初動が肝心です。
“旗振り役”となるリーダーを置きましょう。
ナレッジを積極的に収集・編集したり、またナレッジの提供や利用を関係者に呼びかけたり
ナレッジ共有を推進する役割を担うメンバーがいると短期間で目的が達成できる可能性が
高まります。
乗り換え先を迷っているなら「ナレッジリング」がおすすめ
ここまで、ナレッジ共有ツールへの乗り換えポイントについて解説してきました。
最後に、どのようなナレッジ共有ツールを選んでよいか迷っている方におすすめの
「ナレッジリング」をご紹介しましょう。
ナレッジリングは、以下の理由でおすすめです。
- 【理由①】圧倒的コストパフォーマンスを実現
一人あたり月額120円で利用可能なプランを用意しています。
業界最安クラスを実現しており価格面での導入ハードルが低いことが特徴です。
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- 【理由②】誰でも簡単に使える操作性
直感的な操作によるナレッジの登録・閲覧が可能です。
ITに不慣れな方にも優しい画面設計です。
- 【理由③】きめ細かいサポート
乗り換えに不安がある方でも安心です。
1企業につき1名の担当者が付き、知見のある担当者が導入後までサポートします。
乗り換え時の不安を解消して、安心して導入できるナレッジ共有ツール「ナレッジリング」
をご紹介しました。
ぜひ、検討時の参考にしてみてください。
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