ナレッジとは？意味・定義・活用方法まで初心者にもわかりやすく解説
こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の谷知です。
「ナレッジ」という言葉を耳にしたことがある方も多いかもしれません。
「ナレッジ」は、英語の「knowledge」をカタカナで表記したもので、
「知識」を意味します。
しかし、ビジネスシーンにおいて「ナレッジ」は
単なる知識を指すだけではなく、
蓄積された情報や経験、事例を体系化し、
付加価値のある形で活用される重要なものなのです。
本記事では、「ナレッジ」の基本的な意味から、
その活用方法や重要性について詳しく見ていきます。
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「ナレッジ（Knowledge）」の意味とは？
「ナレッジ（Knowledge）」の意味とは？
「ナレッジ（Knowledge）」とは、
英語で「知識」を意味する言葉です。
この言葉は動詞「know（知る）」から派生したもので、
単に知識を指すだけでなく、経験や情報の蓄積、
さらにそれらを活用するという意味も含まれています。
ビジネスシーンにおいては、
「ナレッジ」は単なる個人の知識ではなく、
「組織全体で共有し活用できる有益な情報」という意味を持ちます。
ナレッジとノウハウの違い
「ナレッジ」と「ノウハウ」は似たような意味で使われることが多いですが、
それぞれ異なる特徴を持っています。
「ナレッジ」は広い範囲の知識や情報を指し、組織全体で活用することを目的としています。
一方、
「ノウハウ」は特定の行動や課題を解決するための具体的な方法論や技術のことです。
例えば、営業に関する「ナレッジ」は
顧客データや業界動向などの情報を含むのに対し、
「ノウハウ」はそのデータを用いて効果的に営業を行うための具体的な手法を指します。
「ナレッジ＝知識」という理解では不十分？
では、「ナレッジ」を単に
「知識」と理解するだけでは不十分なのでしょうか。
「ナレッジ」が「知識」と異なる大きな違いとして、
「ナレッジ」は単なる知識の蓄積ではなく、
知識を実践に役立てるための価値ある情報や、
その情報をいかに共有して組織全体で活用できるという点が挙げられます。
例えば、個人が持つ知識を組織全体で共有すれば、
業務の効率化や問題解決がスムーズに進む場合があります。
このように「ナレッジ」は、
個人が持つ知識という枠を超え、
チームや組織で価値を発揮できるものだと言えるのです。
ビジネスにおけるナレッジの意味と重要性
ビジネスにおける「ナレッジ」とは、
単なる知識の蓄積ではなく、
組織が成果を上げるうえで重要な情報や経験を含むものです。
このため、ビジネスでナレッジを活用するためには、
ナレッジを日頃からいかに収集・管理し、
メンバー全員が共有できる状態にするかが重要なポイントとなります。
例えば、営業部門での過去の成功事例や対策が共有されれば、
新たに加入したメンバーでも、
過去のナレッジをもとに業務を効率よく回せることができます。
ビジネス上でナレッジを活用することは、
業務の属人化防止やクオリティの一貫性を保つなど、多くのメリットが得られるのです。
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ナレッジの種類と意味の違い
形式知と暗黙知の意味の違いとは？
ナレッジには「形式知」と「暗黙知」という2つの種類があります。
形式知とは、文書化やマニュアル化が可能な明示的な知識や情報を指します。
例えば、業務マニュアルや手順書、
またはデータとして整理された報告書などが「形式知」にあたります。
一方で、
暗黙知とは、個人が持つ経験や感覚的な知識であり、文書化が難しいものを指します。
これには職人の技術や長年の経験で培われたノウハウなどが含まれます。
形式知は広く共有しやすい一方で、
暗黙知は意識的な取り組みがないと共有が難しいことが課題です。
しかし、形式知と暗黙知を適切に組み合わせながら活用することで、
ナレッジをさらに意味のある資産へと成長させることができます。
実務でよく使われる「ナレッジ」の具体例
実務において活用される「ナレッジ」の具体例を見てみましょう。
例えば、営業チームが共有する顧客対応の成功事例や、
作業手順の改善提案等が挙げられます。
これらのナレッジを共有することで、
日々の実務を効率化し、
業務の質を向上させるために活用することができます。
さらに、プロジェクトを進行した際の反省点や、
問題解決へのプロセスを記録しておくことも重要なナレッジと言えます。
これらの情報を蓄積し共有することで、
次回同様の状況が発生した際に過去の知識を活かすことが可能になります。
また、業務に関連するマーケットリサーチや、
業界の動向をまとめたレポートなども、
組織にとって価値のあるナレッジです。
このようなナレッジを効果的に管理し活用することで、
業務効率化や競争力の向上につながることが期待されます。
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組織・チームで共有すべきナレッジとはどんなものか？
組織やチームで共有すべきナレッジとは、
個人のスキルや知識を超えて、
組織全体が必要とする付加価値の高い情報のことを指します。
具体的には
日常業務を円滑に進めるためマニュアルが挙げられます。
これらは形式知に分類され、
誰もが簡単に参照できる形で共有されるべきナレッジです。
また、トラブルシューティングや問題解決の際に得られた知見も重要です。
こうした情報を共有することで、
属人化のリスクを減らすことができます。
さらに、
新しい商品やサービスの開発プロジェクトで得られた成功事例や失敗例も、
組織全体に活用可能なナレッジと言えます。
このようなナレッジを組織的に共有する仕組みを整えることは、
ビジネスの成長に大きく寄与します。
ナレッジは意味のある形で共有されることで初めて価値を発揮します。
そのため、
企業文化としてナレッジの積極的な共有を推進し、
適切なITツールやシステムを導入することがナレッジ活用の成功の鍵となります。
ナレッジを活用する意味とメリット
なぜナレッジ活用が重要なのか？意味を再確認
ナレッジを組織で有効活用することはビジネスの成功に直結します。
そしてナレッジを適切に共有・活用することで、
経営資源としての大きな価値を発揮します。
その一例として、
過去の成功事例や顧客対応のノウハウを組織内で共有することで、
新たな業務やプロジェクトをスムーズに進められるようになる点が挙げられます。
ナレッジの活用は、
組織全体の効率を向上させ、属人的な業務から脱却し、
持続可能な成長を目指すことができるのです。
業務効率化・属人化防止にナレッジが持つ意味
ナレッジを効果的に活用することは、
業務効率化と属人化防止につながります。
例えば、特定の従業員だけが持つ業務知識を明文化し、
組織内で共有することで、
誰が対応しても同等の成果を期待できるようになります。
これにより、
業務で必要となる情報をスムーズに取得できる環境が整備され、
社員一人ひとりの業務負担を減らすことができます。
また、属人化を防ぐことで、
社員が離職した際にも業務が滞るリスクを低減できるのです。
このようにナレッジ活用は、
組織の安定性向上や業務の標準化という観点からも重要な意味を持ちます。
ナレッジ共有がもたらす企業価値の向上
ナレッジを共有することで
企業全体の価値を向上させることができます。
社内のあらゆるナレッジを蓄積し、
社員全員が活用できる仕組みを構築することで、
迅速な意思決定や問題解決ができる環境を整えることができます。
さらに、高品質なサービス提供も可能になるため、
顧客満足度の向上にもつながります。
例えば、
ナレッジベースやナレッジ共有ツールを活用すれば、
個々の社員が即座に必要な情報を取得でき、
業務のスピードアップが図れます。
組織文化として「ナレッジを共有すること」を定着すれば、
社員ひとりひとりの自己成長につながるため、
結果として企業全体の競争力が向上していくのです。
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ナレッジが共有されない原因とは？
企業内でのナレッジ共有が
うまくいかないことにはいくつかの原因があります。
まず、組織内でのコミュニケーション不足が挙げられます。
ナレッジは個人の頭の中に留まってしまうことが多く、
他者と共有する機会が設けられていなければ、
組織全体での活用は困難です。
また、ナレッジ共有に必要な仕組みや
ツールが整備されていないことも大きな要因となります。
ナレッジを共有する適切なツールがなければ、
蓄積されたナレッジの整理や共有をすることは難しいため、
ナレッジが社内で滞ってしまうという結果を招きます。
さらに、心理的要因として
「知識を独占することで自分の価値を維持しようとする思い」が
阻害要因となることもあります。
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活用されないナレッジの意味のなさとは？
どれだけ豊富にナレッジを蓄積していても、
それらが活用されない限りは企業や組織に貢献されることはありません。
社内で「ナレッジ活用は重要」という認識が持たれない場合、
形式的に情報を蓄積するだけになり、
実際には業務の改善に結びつかない状況が生まれがちです。
また、ナレッジ共有ツールを導入していたとしても、
必要なタイミングでアクセスできなかったり、
情報自体が古くなってしまったりすることで、
ナレッジの意味がさらに薄れてしまうケースも見受けられます。
ナレッジの定着・活用を進めるための施策と文化づくり
ナレッジの定着と活用を促進するためには、
いくつかの施策と文化づくりが必要です。
まず、
組織内でナレッジ共有の重要性を伝えるための研修や啓蒙活動を行うことが重要です。
「ナレッジとは個人ではなく、組織全体の資産である」と認識させることで、
積極的な共有を促す土壌を作ることができます。
また、
ツールなどを導入して、
誰もが簡単に情報を記録・検索・共有できる環境を整備することも効果的です。
さらに、
「ナレッジを共有した人に対して評価・報酬が与えられる仕組み」を設けることで、
従業員の貢献意識を高めることも有効です。
これらの取り組みにより、
ナレッジがより有効に活用される文化を醸成することができます。
ナレッジの活用方法と導入手段
ナレッジを活用するための基本ステップ
ナレッジを効果的に活用するためには、
明確なステップを踏むことが重要です。
まず初めに、
組織内のどのような「ナレッジ」が必要であるかを検討してピックアップします。
この際、
業務課題や目標を軸に考えると明確になりやすいでしょう。
次に、収集したナレッジを分野別や業務別に整理していきます。
これには、適切なフォーマットを設けたり、
検索性を高める工夫をすると、整理しやすくなるのでおすすめです。
その後、整理されたナレッジを社内で共有する仕組みを整え、
社員全員が簡単にアクセスできる環境を用意します。
そして最後に、
そのナレッジが実際の業務でどのように活用されているかを
評価・改善し、運用プロセスをブラッシュアップしていくことで、
より実用的な活用が可能になります。
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社内ナレッジの活用に役立つツール・システム
社内ナレッジを効率よく活用するためには、
ナレッジ共有に特化したツールの導入が効果的です。
中でも注目されているのが「FAQシステム」です。
FAQシステムで収集したナレッジを
よくある質問とその回答という形で管理・公開することで、
「社内FAQシステム」という方法方でナレッジを共有することができます。
また、FAQシステムは検索性にも優れているため、
ナレッジをドキュメントとして蓄積するのにも最適です。
ナレッジ共有できる代表的なFAQシステムのひとつとして
シンプルな操作性と検索機能が特徴的な
「ナレッジリング」が挙げられます。
操作性については、
普段からインターネット検索やWord・Excelに馴染みのある方であれば、
誰でも直感的に操作することができます。
さらに、検索機能にも優れていて、
FAQ内の記事や添付ファイル（Word、PowerPoint、Excelファイル等）のファイル名はもちろん、
ファイル内のテキスト情報も全てが検索対象となるため、
記事中やファイル名に対象ワードがなくても、
ファイル内に該当する対象ワードがあれば
記事と添付ファイルの両方を対象に検索しヒットさせることができます。
このように、ナレッジリングのようなFAQシステムを導入することによって、
蓄積されたナレッジを有効的に活用することはもちろん、
ナレッジ共有の仕組みを社内に根付かせ、
業務効率と情報活用力を大きく高めることができるのです。
ナレッジ共有の成功にはルール作りがカギ
効果的にナレッジを共有し、全社的に活用するためには、
適切なルール作りが欠かせません。
例えば、
情報提供や共有の際に使用するフォーマットやツールを統一することは、
その第一歩です。
また、ナレッジを定期的に更新するルールを設けることで、
情報が古くなることを防ぐことができます。
さらに、従業員が積極的にナレッジを共有する文化を育むことも重要です。
ナレッジ共有を評価基準や表彰制度に組み込むことで、
社員の意欲を高められる工夫のひとつです。
これらの仕組みを一貫して実施することで、
ナレッジの「活用されない」という状況を防ぎ、
会社全体の業務効率化や生産性向上に繋げることが可能になります。
ナレッジの活用にもおすすめのFAQシステム「ナレッジリング」のご紹介
最後に、おすすめのFAQシステム「ナレッジリング」をご紹介しましょう。
「ナレッジリング」は、いつでも・どこでも・カンタンな操作で社内の情報共有を促進し、
効率的に業務を遂行するための機能や特徴を備えたFAQシステムです。
【ナレッジリングで実現できること】
① 社員の自己解決力アップ
② 最新情報のタイムリーな共有
③ 業務効率の向上
ナレッジの活用にも役立つナレッジリングの機能を一部ご紹介します。
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【おすすめ機能①】テキスト・ファイル・画像など、さまざまな形式による情報登録
ナレッジリングは、テキスト形式によるFAQの作成、
Word,Excel,PowerPoint,PDFなどのファイル形式によるマニュアル、
画像や動画の添付なども可能です。
どのような社員にも理解してもらいやすい形式を選択することができるため、
社員の自己解決力アップにつながります。
＜キーワード検索ボックス＞
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【おすすめ機能②】検索されているキーワードの分析
ナレッジリングに登録されている情報を、利用者がどのようなキーワードで
検索しているか把握できる「キーワード分析」機能があります。
実際に検索で使用されているキーワードから、利用者が求める情報が何かを分析し、
新しい情報を追加したり既存の情報を更新したりすることで、
最新情報のタイムリーな共有が可能となります。
＜キーワード分析＞
-
【おすすめ機能③】テキストとファイルの同時検索
一度のキーワード検索で、テキストとファイルを同時に検索します。
また、ファイル内のテキストまで検索するため、ファイルのタイトルが分からなくても
キーワードに関連する情報が見つかりやすいことが特徴です。
探している情報に見つかりやすいため、
社員の業務効率向上を実現できます。
＜FAQのテキストとファイル内テキストを同時検索している例＞
まとめ
ビジネスにおいて「ナレッジ」という言葉が指す意味は、
単なる知識の蓄積にとどまらず、
組織にとって価値を持つ共有すべき情報や知識のことであり、
有益な資産でもあります。
また、「ナレッジ」の活用は、
属人化の防止や情報の有効利用にも寄与するため、
企業の発展において重要な要素となります。
さらにツールやシステムを活用することで、
ナレッジの効率的な管理・運用が可能となります。
社内で蓄積されたナレッジを最大限に活用するために、
適切な方法での共有と最適なツールを選択することが
企業成長を加速化させる重要なポイントと言えるでしょう。