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サイボウズさんのkintoneのCMでのこんなフレーズ、
皆さんも耳にしたことがあるのではないでしょうか？

「前職では表計算の管理に難儀して..」

これはExcelで業務アプリ的なものを作ったりすることの難儀さと、
管理の大変さを揶揄したようなCMですが、
このCMを見た瞬間、上手いコト言うもんだなと思ったものです。

FAQシステムでもこれと似たような話がありまして…

「前職では“FAQ”の管理に難儀して..」

このように、弊社にも、ExcelでFAQの運用を始めた企業から
運用改善のご相談をいただくことが多くあります。

こんなことにならないためには、どうしたらよいのでしょうか？
今回はそんなExcel使いのFAQマネジメントについてまとめます。

ExcelがFAQを運用をする上でどのような点が難儀で、
多くの企業がなぜFAQシステムに乗り換えようとするのかを解説します。

市場で利用されているOffice製品の中でも、最も多いツールの一つであるExcel。
“ExcelでFAQを運用しています！”という方も多いのではないでしょうか。

• 手軽に始められ
• スモールスタートでき
• 誰でも使え
• ほとんどの企業で追加投資が不要（Excelがすでに利用されている）

これらの理由から、FAQを運用する場合にはまずはExcelで、ということが多いようです。

本来、Excelとは表計算システムのことなのですが、企業では様々な利用の仕方をされています。

• システム設計書
• 見積書
• 請求書
• スケジュール表
• 計画書
• 簡易的なデータ分析表

弊社でも、様々なシーンでExcelを使っております。

そんな、なんでも万能にできてしまうExcelですから、
やはりFAQをExcelで管理・運用するという使い方をしている企業は多くあります。

セルの列ごとに、カテゴリー、タグ、部門名、質問、回答を表形式にして１シートで管理する方法や、
カテゴリー毎にシートを分けて、その中でタグ付けしたりしてFAQを登録していく方法など、
皆さん工夫して利用されているようです。

件数が少なく、共有者が数人程度であればExcelでもそれほど不足を感じず利用できるかと思います。

また、利用に際して、投資と言うほど特別に追加費用がかかるものではなく、
だいたいどの企業でもOfficeツールとして購入済みであるため、
“無料”で使えるのもExcelでの利用開始が後を絶たない理由かと思います。

このように万能感あるExcelですが、ことFAQシステムとして利用するには不向きなこともあります。

実際、弊社にご相談をいただく企業の中でも、
Excelでの運用に挫折してFAQシステムに乗り換えたいという企業が多いのは事実です。

冒頭の「FAQの管理に難儀して…」という感じとでも言いましょうか。

スモールスタートにしてファストスタートできるExcelでのFAQ運用ですが、
やはり難点もあります。

ExcelでFAQを作成してみて、その運用が難しく感じてきた方は分かると思いますが、
大きく３つの観点からExcelがFAQシステムの代用には不向きであると言えます。

• 運用面
• データ管理面
• リスク面

次回は、ExcelがFAQシステムの代わりとなるツールとしては不向きである３つの理由と、
Excel運用から脱却するタイミングなどについて詳しく解説します。

ExcelによるFAQの管理・運用に限界を感じ、FAQシステムへの乗り換えを検討している企業様には、
クラウドFAQシステム「ナレッジリング」をおすすめします。

ナレッジリングは、次のような理由でExcelからFAQシステムへ乗り換えを検討している企業様に
おすすめです。

• 【おすすめ①】業界最安クラス！低コストで導入できる

ナレッジリングは1アカウント120円～ご利用可能です。
少ない予算でも導入しやすく、1アカウント単位でご契約いただけます。

• 【おすすめ②】誰でも簡単に使えて管理しやすい

ナレッジリングは直感的に操作できることが特徴です。
専門的な知識は一切不要で、Excelを操作できる方なら誰でも簡単にFAQを管理できます。

• 【おすすめ③】キーワード検索で情報を見つけやすい

キーワード検索はファイル内のテキストまで検索する全文検索に対応しています。
Excelでは見つけにくかった情報も短時間で見つけることが可能となります。

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