社内Wikiの失敗しない作り方とは？
成功のポイントと運用のコツを徹底解説！
こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の谷知です。
社内の情報共有をスムーズにするために
導入されることが多い「社内Wiki」。
しかし実際には
「誰も使わない」
「情報が古くなる」
「結局メールや口頭でのやりとりに戻ってしまう」
といった声も多く、
思ったように活用されていないケースも珍しくありません。
利用される社内Wikiの作り方、運用方法には、
失敗を避けるためのポイントがあるのです。
本記事では、
社内Wikiが失敗する主な原因を挙げながら、
成功するための作り方と運用のポイントを具体的にご紹介します。
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社内Wikiで失敗してしまう作り方
導入後の運用イメージができていない
社内Wikiがうまく機能しない最大の原因の一つが、
導入後の運用イメージができていないことです。
導入時に
「何のために」「誰が」「どのように使うか」が明確になっていないと、
使われないまま放置されることになります。
導入目的が曖昧なWikiは、
内容の偏りや重複を招き、社員にとって使いづらい存在になります。
Wikiは単なる文書の置き場ではなく、
組織の知識を「再利用可能な資産」に変えるための仕組みです。
導入前に、
目的・対象範囲・情報設計を丁寧に考えておくことが成功の第一歩です。
情報が「更新されない」「放置されている」
社内Wikiが定着しない要因の一つが、
情報が更新されずに放置されてしまうケースです。
最初は意欲的に作られていたとしても、
運用ルールや担当者が曖昧だと、徐々に情報が古くなり、
誰も社内Wikiの情報を信頼しなくなります。
特に人事制度やIT環境などの随時更新が必要なカテゴリでは、
頻繁な更新が求められるため、
更新体制を整えておかないとすぐに陳腐化してしまいます。
更新のモチベーションを維持するためには、
業務評価や社員からのフィードバックといった仕組みも効果的です。
社内Wikiは「作って終わり」ではなく、「育てる意識」が重要です。
定期的な情報のチェック、更新の習慣をチームで意識して、
常に信頼される社内Wikiを目指しましょう。
検索性しづらくて使いにくい
どれだけ内容が充実していても、
社員が使い勝手が悪いと感じてしまえば、
社内Wikiは活用されません。
例えば、
「検索しづらい」
「カテゴリ分けが複雑（直感的に選べない）」
「ページ遷移が多くて情報にたどり着けない」
などといった問題があると、
社員はすぐに使うのをやめてしまいます。
特に技術面で不慣れな社員が多い場合は、
操作が簡単で分かりやすいツールを選ぶことが大切です。
近年では、作り手が視覚的に用意しやすく、
操作性に優れたツールが人気を集めています。
利用者の立場で「使いやすさ」を設計することは、
社内Wikiの成功を大きく左右します。
導入前に実際に利用する社員に試してもらい、
改善を重ねることがポイントです。
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業務効率化に向けた社内ツールの導入と定着させるためのポイントとは
失敗事例から学ぶリアルな課題
必要な情報が見つからない
社内Wikiでよくある失敗の一つが、
情報が整理されていなかったり、
適切にカテゴリ分けされていなかったりすることが原因で、
必要な情報が見つからなくなることです。
この状態を放置すると、
社員は「Wikiで探しても見つからない」と感じ、
社内Wikiの利用をやめてしまいます。
特に複数の部署やプロジェクトが同じWikiを使っている場合、
分類やタグ付け、情報の関連付け等の設定が不十分だと
社員がWikiの中で迷子になってしまいます。
情報を見つけてもらいやすい社内Wikiの作り方としては、
情報を類似性や関係性でカテゴリ分けをし、
情報の整理を徹底することが有効です。
また、検索性を高めるために、見出しやキーワードの工夫も欠かせません。
「情報の多さ」ではなく、
「情報の整理された状態」が信頼されるWikiの条件です。
運用担当者に負担が集中してしまう
社内Wikiの運用が失敗する原因として、
「特定の担当者にすべての更新・管理作業が集中してしまう」
というケースも見逃せません。
特に小規模なチームや兼任業務の多い企業では、
情報整理が担当者の“善意”に頼りがちになり、
結果的に持続不可能になります。
このような状況を避けるには、
最初から全社員参加型の運用設計をすることが重要です。
例えば、
「自分が知ったことは自分で投稿する」
「よくある質問はチームで共有する」といった文化を根付かせると、
情報が自然に蓄積されていきます。
Wikiを“誰かの仕事”にしないこと、
それが運用を継続させるための重要なポイントです。
「導入して終わり」のパターン
多くの企業で見られるのが、
「社内Wikiを導入しただけで満足し、社内定着を怠る」パターンです。
社内Wikiを整備して導入しただけでは、
社員はすぐに使い始めてくれません。
「どうやって使うか」「何を投稿すべきか」が分からないまま、
誰も触らずに終わってしまうことがほとんどです。
導入後は、研修や定期的なサポートを行い、
具体的な活用事例を紹介したり、
作り方がわかる投稿用のテンプレートを提供したりすると良いでしょう。
また、導入初期の段階で
社内のキーパーソンや管理職が率先して社内Wikiを使うことで、
社員全体の利用促進につながります。
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成功する社内Wikiの作り方と運用方法のコツ
✓導入目的と対象ユーザーを明確にする
社内Wikiを成功させる第一歩は、
「誰のために」「何を目的に」情報を集めるのかを明確にすることです。
例えば、新人教育のためのナレッジ共有、
問い合わせ削減のためのFAQ集、プロジェクト管理の履歴保管など、
目的によって設計や構成は大きく異なります。
最初にここを曖昧にしたままスタートすると、
情報が整理されず、使いにくい社内Wikiになります。
目的とターゲットを明確化し、
それに合った情報設計を行うことが、
活用される社内Wikiを作る土台になります。
✓情報の分類とテンプレート化
社内Wikiでは、
情報をいかに整理しやすくするかが鍵となります。
そのために有効なのが
「分類ルール化」と「テンプレート化」です。
分類ルール化とは、
どのカテゴリにどの種類の情報を入れるのかというルールを明確にすることです。
例えば
「制度」「マニュアル」「ナレッジ」「FAQ」といった大分類を設けることで、
検索性が大きく向上します。
またテンプレートを行えば、情報の精度が統一され、
読みやすさ・編集しやすさが格段に上がります。
新しい情報をWikiに入れる時にフォーマットが用意されていると、
書く側の心理的負担も減ります。
属人化を防ぎ、誰でも同じ基準で投稿できる仕組みづくりが、
社内Wikiの運用を安定させるポイントです。
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✓検索とタグ付けの工夫
どれだけ良い情報があっても、
それを「見つけられない」と意味がありません。
社内Wikiでは検索性の高さが使いやすさに直結します。
まず重要なのが、適切な見出し・タイトルの設定です。
ページのタイトルには内容が一目で分かるキーワードを含め、
見出しも階層を意識して構成していきましょう。
さらに、タグ付け機能があるツールの場合は、
カテゴリや関連キーワードで横断的な検索が可能になります。
例えば「勤怠」「在宅勤務」「打刻」などのタグを活用すれば、
制度に関する情報を素早く探せます。
検索性の高さは「使われる社内Wiki」を運用するための必須条件です。
例えば、クラウド型FAQツール「ナレッジリング」は
サービスの大きな特徴として検索機能が挙げられます。
FAQ内の記事や添付ファイル（Word、PowerPoint、Excelファイル等）のファイル名はもちろん、
ファイル内のテキスト情報も全てが検索対象となるため、
記事中やファイル名に対象ワードがなくても、
ファイル内に該当する対象ワードがあれば
記事と添付ファイルの両方を対象に検索しヒットさせることができます。
社内Wikiを継続的に運用するためのポイント
ポイント①全員参加型の運用体制
社内Wikiを継続的に活用するためには、
「全員が情報発信者になれる」体制づくりが重要です。
特定の担当者や部署だけに情報更新が集中すると、
徐々に疲弊し、やがて更新が止まってしまいます。
そうならないために、投稿のハードルを下げ、
誰でも簡単に編集・追加ができる設計にしておくことがポイントです。
また、頻繁に投稿している社員に感謝のコメントを送るなど、
心理的な報酬を設けるのも効果的です。
社内Wikiを「情報を届ける場」ではなく
「チームで知識を育てる場」として捉えることが、
運用を成功させる鍵になります。
ポイント②投稿ルールと権限管理の明確化
誰でも投稿できる仕組みは重要ですが、
それだけでは情報の質や整合性が保てないことがあります。
そのため、一定の編集ルールやガイドラインを定めておくことが不可欠です。
例えば、
「タイトルは〇〇形式にする」「難しい用語には解説を入れる」など、
投稿の際の基本ルールを決めておきましょう。
また、権限管理ができるツールを選択することも重要です。
例えばすべての社員がドキュメントを編集できてしまうのはリスクが高いため、
閲覧・編集・承認などの権限を段階的に設定できるようなツールを選ぶと安心です。
ポイント③定期的にメンテナンスを行う
社内Wikiは一度作ったら終わりではありません。
情報は時間とともに古くなり、
内容が重複したり矛盾したりすることもあります。
そのため、定期的なメンテナンスが不可欠です。
例えば、
3ヶ月ごとに古い情報を見直す「Wikiメンテナンスデー」を設けると、
全体の鮮度を保ちやすくなります。
不要になったページはアーカイブに移す、
重複した内容は統合するなどの整理も必要です。
また、更新が止まっているページにフラグを立てる機能を活用すれば、
改善ポイントの可視化にもつながります。
社内Wikiの価値は「今の業務に使えること」。
常に新鮮な情報として保てるように手を入れ続けることが、
社内Wikiが活用されるための秘訣です。
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マニュアル作成ツールを活用しよう！ ～「わかりやすい」マニュアルをFAQで効率的に作る方法～
社内Wikiにおすすめの「FAQシステム」とは
FAQシステムの基本概念
FAQシステムとは、
「Frequently Asked Questions（よくある質問）」を略した言葉で、
よくある質問とその回答をまとめた情報を管理し、
利用者が必要な情報を簡単に検索・参照できるツールのことです。
FAQシステムは検索機能や分類機能が充実しているため、
時間をかけずに必要な情報にアクセスできるのが最大の特徴です。
社内Wikiの選定において、
FAQシステムは見逃せない有力な選択肢です。
FAQシステムが社内Wikiにおすすめの理由
社内WikiにFAQシステムを導入することで、
情報の「探しやすさ」が飛躍的に向上します。
特に日常的に繰り返される問い合わせは、
FAQとして体系的にまとめることで、自己解決率が上がり、
問い合わせ対応にかかる工数を削減することができます。
また、FAQシステムはキーワードベースでの検索に強いため、
情報にたどり着くスピードが速くなります。
さらに、FAQシステムの「更新しやすさ」も
社内Wikiを運用していく上で重要なポイントです。
FAQシステムで社内Wikiを運用することで、
体系的なナレッジと即時的なQ&Aがバランスよく整備され、
より実用的な情報基盤を作ることができるのです。
社内WikiとしてFAQシステムを導入するポイント
FAQシステムを社内Wikiとして導入する際は、
単なるQ&Aの蓄積ではなく、業務知識の流れを意識した設計が重要です。
カテゴリ設計を丁寧に行い、
「誰向けの情報か」「どの業務領域か」が一目で分かるように分類しましょう。
また、いきなり全社的にFAQシステムを使おうとすると失敗のリスクが高まります。
そのため、まずは特定の部署やプロジェクトチームなど、
小規模な単位での導入から始める「スモールスタート」がおすすめです。
初期段階ではシンプルなツールを選び、
運用ルールも柔軟に設定しておくと、現場に馴染みやすく、
失敗のリスクを最小限に抑えることができます。
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社内WikiにおすすめのFAQシステム「ナレッジリング」のご紹介
最後に、おすすめのFAQシステム「ナレッジリング」をご紹介しましょう。
「ナレッジリング」は、いつでも・どこでも・カンタンな操作で社内の情報共有を促進し、
効率的に業務を遂行するための機能や特徴を備えたFAQシステムです。
【ナレッジリングで実現できること】
① 社員の自己解決力アップ
② 最新情報のタイムリーな共有
③ 業務効率の向上
社内Wikiにも役立つナレッジリングの機能を一部ご紹介します。
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【おすすめ機能①】テキスト・ファイル・画像など、さまざまな形式による情報登録
ナレッジリングは、テキスト形式によるFAQの作成、
Word,Excel,PowerPoint,PDFなどのファイル形式によるマニュアル、
画像や動画の添付なども可能です。
どのような社員にも理解してもらいやすい形式を選択することができるため、
社員の自己解決力アップにつながります。
＜キーワード検索ボックス＞
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【おすすめ機能②】検索されているキーワードの分析
ナレッジリングに登録されている情報を、利用者がどのようなキーワードで
検索しているか把握できる「キーワード分析」機能があります。
実際に検索で使用されているキーワードから、利用者が求める情報が何かを分析し、
新しい情報を追加したり既存の情報を更新したりすることで、
最新情報のタイムリーな共有が可能となります。
＜キーワード分析＞
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【おすすめ機能③】テキストとファイルの同時検索
一度のキーワード検索で、テキストとファイルを同時に検索します。
また、ファイル内のテキストまで検索するため、ファイルのタイトルが分からなくても
キーワードに関連する情報が見つかりやすいことが特徴です。
探している情報が見つかりやすいため、
利用者の満足度向上にもつながります。
＜FAQのテキストとファイル内テキストを同時検索している例＞
まとめ
社内Wikiは、正しく設計・運用すれば、
組織の情報共有力を大きく向上させるツールです。
失敗を避けるためには、
導入前の目的設定や情報設計、継続的な運用体制の整備が重要です。
自社に合った社内Wikiを構築し、情報共有のストレスから解放されましょう。
社内Wikiの作り方について、さらに詳しい情報が必要な場合は、
お気軽にご相談ください。