マニュアル作成の方法とコツを完全ガイド
～失敗しない手順とポイントを解説～
こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の谷知です。
マニュアルは、業務効率化や情報共有を実現する重要な手段です。
マニュアルで業務における流れや注意点を文書化することで、
属人化を防止するだけでなく、
誰でも一定の品質で業務を遂行できる環境を整えることができます。
本記事では、マニュアル作成の方法やコツを具体的に解説し、
現場で活用しやすいマニュアルの作り方を解説します。
また、テンプレートの活用や視覚的要素の取り入れ方など、
すぐに実践できるポイントもご紹介します。
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マニュアル作成で失敗しない方法
業務効率化や属人化の防止を目的にマニュアルを整備しても、
「誰も見ない」「すぐに古くなる」「更新が続かない」
といった失敗に陥るケースは少なくありません。
そうならないためにも、
マニュアルを作成する目的を明確にして、
役割をしっかりと理解しておくことが大切です。
マニュアルを作成する目的・重要性、
そしてメリット、デメリットを解説します。
マニュアルを作成する目的は大きく2つ
マニュアル作成の目的は、大きく分けて2つあります。
- 業務を円滑に進めるための情報整理
マニュアルを用意することで、
手順やルールを誰でも理解できる形にまとめることができるため、
散らばった情報を整理し、情報を正しく共有することができます。
また、引き継ぎがスムーズにできたり、
新人教育にも役立てたりすることもできます。
- 属人化の防止
マニュアルを作成して、情報をオープンにすることで、
誰でも業務に取り組むことができ、
属人化してしまう環境を防ぐことが可能です。
このように、マニュアルを作成することは、
業務の効率化や社員の働く環境に大きく寄与するのです。
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マニュアルの重要性と役割
マニュアルは、業務全体を体系化する役割を持っています。
現場では、さまざまなタスクが同時進行するため、
マニュアルに基づいた業務の一貫性が欠かせません。
マニュアルがあることで、
問題発生時の対応フローや特定の業務における注意点を明記できるため、
トラブルの防止にもつながります。
マニュアル化のメリットとデメリット
マニュアル化にはさまざまなメリットがあります。
主なメリットとして、
- 業務の標準化や効率化
- 教育コストの削減
- 作業ミスの軽減
などが挙げられます。
また、マニュアルを通じて業務の基準を全体で揃えることで、
対応品質の向上も見込めます。
しかし一方で、マニュアル作成のデメリットとしては、
- 作成に時間がかかる
- 内容のアップデートが必要になる
- 柔軟性に欠ける
といったことも挙げられます。
デメリットの部分を改善するためにも、
マニュアルを作成する際は目的をしっかり定め、
現場で活用しやすい形で用意していくことが重要です。
わかりやすいマニュアル作成のコツ
せっかくマニュアルを作っても、
読みにくかったり内容が伝わりづらかったりすると、
現場では活用されず形だけの存在になってしまいます。
ユーザーにとって「わかりやすい」マニュアルを作るには、
構成や表現、ビジュアルなどいくつかの工夫が必要です。
誰が読んでも理解しやすく、
実際の業務に役立つマニュアルを作成するための具体的なコツをご紹介します。
コツ①ユーザー目線で考えた構成と表現
マニュアルの構成は、
ユーザーが簡単に情報を探し、理解できるような流れを意識することが重要です。
ユーザーが読みやすいマニュアルに仕上げるためには、
文字のフォントサイズを適切に設定して、
行間や余白を十分に確保することがポイントです。
また、見出しに階層を設けたり、重要な箇所を太字や色分けで強調することで、
情報の優先順位を視覚的に伝えることができます。
さらに、各セクションごとの区切りを明確にし、
関連情報を一箇所にまとめることを意識しましょう。
このような工夫をして作成を進めることで、
マニュアル全体の視覚的整理が進み、
ユーザーは直感的に内容を把握できるようになります。
コツ②簡潔でわかりやすい文章にする
わかりやすいマニュアルを作るためには、
文章を簡潔かつ明確にする必要があります。
まわりくどい表現を避け、短い文で要点を伝えることを心掛けましょう。
例えば、「～してください」よりも「～する」で終えると、
行動の指示が明確になります。
また、一度に複数の情報を詰め込まず、
ひとつの項目でひとつの内容を説明すると良いでしょう。
さらに「箇条書き」や「番号付きリスト」を活用すると、
情報が整理され、ユーザーに伝わりやすくなるのでおすすめです。
コツ③図解・写真を使って「視覚的にわかりやすく」
文章だけでは伝わりにくい事柄を補足する方法として、
図解や写真の活用が有効です。
「百聞は一見に如かず」という言葉があるように、
視覚的な情報を加えることで、短時間で内容を理解しやすくなります。
例えば、機器の操作方法を説明する場合、
操作の流れを示したフローチャートや各ボタンの役割を示した画像を掲載することで、
ユーザーが操作方法を具体的にイメージすることができます。
また、写真や図解にはキャプションを付け、
具体的な内容を補足するとより効果的です。
図解や写真をマニュアルに取り入れることは、
マニュアルの完成度を高める大きな要素となります。
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【基本の3ステップ】マニュアル作成方法
マニュアル作成は手順良く進めていくことが重要です。以下の3ステップで作成していきます。
- スケジュールを立てて作成を進める
- マニュアルの構成と内容を整理する
- マニュアル公開後の見直しと定期的な改善
それぞれ詳細を見ていきましょう
STEP１：スケジュールを立てて作成を進める
マニュアル作成を効率的に進めるためには、
計画的なスケジュールの設定が重要です。
まず、マニュアル作成の目的とゴールを明確にし、
それに基づいて作業範囲を確定しましょう。
次に、各工程の所要時間を見積もり、関係者の役割分担を明確にします。
例えば、担当者のスキルや業務量を考慮しながら締め切りを設定すると、
現場の負担が軽減できます。
また、進捗状況を定期的に確認し、柔軟にスケジュールを調整することで、
作成プロセスをスムーズに進めることができます。
マニュアル作成の第一ステップで重要なことは、
無理のないスケジュールを設定しつつ、全体の流れを管理できる仕組みを作ることです。
STEP2： マニュアルの構成と内容を整理する
具体的なスケジュールが立ったら、構成と内容を整理していきましょう。
まず、対象となる業務の全体像を把握し、
「何をどの順序で記載すべきか」を考えます。
業務の流れを自然な形で段階的に整理することで、
ユーザーにとってわかりやすい構成が生まれます。
また、内容を簡潔にまとめることも重要です。
例えば「目的」「手順」「注意点」のようにセクションごとに分けることで、
情報が整理され、必要なポイントが一目で把握できます。
STEP3：マニュアル公開後の見直しと定期的な改善
マニュアルが完成して公開したら、
必ず定期的な見直しと改善のタイミングを設けましょう。
まず、マニュアルが実際の業務に適しているかどうかを現場でテストします。
ユーザーがマニュアルの中で理解しにくい箇所や改善点を洗い出したら、
業務に携わるメンバー全員から、フィードバックを収集していきます。
そして、集めた意見を反映してマニュアルを改訂すると、
業務内容にそったマニュアルに改善させることができます。
さらにマニュアルの定期的な見直しは、情報の陳腐化を防ぐこともできます。
このような改善サイクルを取り入れることが、
長期的に役立つマニュアルを作るための重要なポイントです。
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さらにわかりやすいマニュアルにするコツ
基本的な作成ポイントを押さえるだけでもマニュアルは十分に機能しますが、
運用の中で「もっと見やすく」「もっと使いやすく」と感じる場面は多いものです。
ちょっとした工夫を加えるだけで、
マニュアルの伝わりやすさや実用性は大きく向上します。
さらなる工夫や改善のヒントを紹介します。
✓レイアウトを統一する
マニュアル作成において、レイアウトの統一は非常に重要です。
例えば、見出しの位置や文字サイズを統一するだけでも、
視覚的に一貫性が保たれるため、
マニュアル全体の可読性が向上します。
また、段落ごとの情報を明確に区分することで、
業務の流れや手順が理解しやすくなります。
その上で「見やすさ」を追求するために、
適切な余白や段落ごとのスペースを確保するとよいでしょう。
✓試作状態のマニュアルでテスト運用してみる
マニュアルが仮の状態で完成したら、
一旦マニュアルに基づいて現場でテスト運用してみましょう。
リリース前の状態で現場でテスト運用することで、
マニュアルが実際に業務に適応できるかどうかを検証することができます。
現場担当者にマニュアルの内容を確認してもらい、
マニュアルの使い勝手や情報の正確性、
視覚的な理解しやすさなどのフィードバックを収集します。
テスト運用の際には、
誤解が生じやすい部分や補足が必要な箇所に注目すると良いでしょう。
また、可能であれば異なる立場のスタッフによるチェックも行い、
多様な視点での改善ポイントを洗い出すことをおすすめします。
✓動画マニュアルを組み合わせる
従来のテキスト中心のマニュアルだけでなく、
動画マニュアルを組み合わせることも効果的です。
特に、操作手順や具体的な動作を伝える場合には、
動画が視覚的にイメージしやすく、現場の理解促進にも役立ちます。
さらに、文章と動画を併用してマニュアル作成すると、
現場の理解度を高める効果も見込めるでしょう。
トレーニングや教育の一環として動画マニュアルを使用することで、
現場での業務効率が向上するほか、
チェックリストやテスト等と組み合わせて
理解度を確認する仕組みを導入することもできます。
テキストと動画を適切に使い分けることで、
さらに効果的なマニュアルを提供できるのです。
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マニュアル作成ツールを活用しよう！ ～「わかりやすい」マニュアルをFAQで効率的に作る方法～
マニュアルを継続して活用していく方法
マニュアルは作って終わりではなく、
日々の業務や変化に応じて「育てていく」ことが重要です。
継続的に活用されるマニュアルにするためには、
運用ルールの整備や定期的な更新、現場との連携が欠かせません。
マニュアルを現場で根付かせ、
日常的に活用されるための工夫と運用のポイントを解説します。
更新のタイミングを決めておく
マニュアルは一度作成して終わりではなく、
定期的な更新が必要です。
業務フローが変わった際や、
新しいツールを導入した際にはすぐに見直しを行いましょう。
また、少なくとも半年に一度は全体を点検し、
情報が古くなっていないか確認することが重要です。
利用状況をチェックする
作成したマニュアルが実際に使用されているのかを把握するためには、
利用状況のチェックが欠かせません。
フィードバックや閲覧回数等から、
利用頻度を把握することができます。
ユーザーの観点からマニュアルを改善していき、
現場での使いやすさに反映させることが重要です。
定期的にフィードバックを収集する
マニュアルの質を向上させるためには、
現場からのフィードバックが不可欠です。
マニュアル改善の際には、
現場で実際にマニュアルを使用する人々の意見を積極的に取り入れましょう。
例えば、アンケートやヒアリングを実施して、
利用者がどの部分に困難を感じているのかを確認します。
その際、改善点が具体的になるよう
「どこが不明確か」
「どの手順に時間がかかったか」
などを詳細に尋ねることがポイントです。
このフィードバックを元に改訂を行うことで、
マニュアルの実用性を向上させることができます。
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マニュアル作成におすすめのFAQツール「ナレッジリング」のご紹介
最後に、おすすめのFAQツール「ナレッジリング」をご紹介しましょう。
「ナレッジリング」は、いつでも・どこでも・カンタンな操作で社内の情報共有を促進し、
効率的に業務を遂行するための機能や特徴を備えたFAQツールです。
【ナレッジリングで実現できること】
① 社員の自己解決力アップ
② 最新情報のタイムリーな共有
③ 業務効率の向上
マニュアル作成にも役立つナレッジリングの機能を一部ご紹介します。
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【おすすめ機能①】テキスト・ファイル・画像など、さまざまな形式による情報登録
ナレッジリングは、テキスト形式によるFAQの作成、
Word,Excel,PowerPoint,PDFなどのファイル形式によるマニュアル、
画像や動画の添付なども可能です。
どのような社員にも理解してもらいやすい形式を選択することができるため、
社員の自己解決力アップにつながります。
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【おすすめ機能②】検索されているキーワードの分析
ナレッジリングに登録されている情報を、利用者がどのようなキーワードで
検索しているか把握できる「キーワード分析」機能があります。
実際に検索で使用されているキーワードから、利用者が求める情報が何かを分析し、
新しい情報を追加したり既存の情報を更新したりすることで、
最新情報のタイムリーな共有が可能となります。
＜キーワード分析＞
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【おすすめ機能③】テキストとファイルの同時検索
一度のキーワード検索で、テキストとファイルを同時に検索します。
また、ファイル内のテキストまで検索するため、ファイルのタイトルが分からなくても
キーワードに関連する情報が見つかりやすいことが特徴です。
探している情報が見つかりやすいため、
利用者の満足度向上にもつながります。
＜FAQのテキストとファイル内テキストを同時検索している例＞
まとめ
マニュアルは、業務効率化や情報の共有、
品質の均一化を実現するために欠かせないツールです。
適切に作成されたマニュアルは、
属人化を防ぎ、全員が同じ水準で業務を行える環境を作り出します。
そのためには、目的を明確にし、
ユーザー目線での構成、イラストや図解の活用、
そして更新やフィードバックを継続的に行うことが重要です。
この記事で紹介したポイントを取り入れながら、
わかりやすく活用しやすいマニュアルを作成することで、
チーム全体の業務効率が向上し、職場の生産性が大きく向上するはずです。
適切な方法とコツを実践し、理想的なマニュアル作成を目指しましょう。