【完全版】コールセンターの課題と対策に有効なツールとは？

2022.01.25 業務課題

【完全版】コールセンターの課題と対策に有効なツールとは？

コールセンター課題解決ツールとは

こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の池田です。

最新のデータからコールセンターにおける運用上の課題について考察するシリーズも
いよいよ今回が最終回です。
これまで、コールセンターにはどのような課題があるのか、課題の背景には何があるのか、
それらの課題にどのように対策したらよいのかを、全6回に渡って解説してきました。

これまでの投稿はこちら

＞＞＞　【2022年最新版】FAQシステムで解消できるコールセンターの課題

＞＞＞　【2022年最新版】FAQシステムでコールセンターの生産性を向上する

＞＞＞　【2022年最新版】呼量をFAQシステムで削減するテクニック

＞＞＞　FAQシステムはオペレーター育成の強力な味方

＞＞＞　【FAQシステムのススメ】コールセンターの在宅化を成功させたいなら

＞＞＞　コールセンターの「情報共有」成功の鍵はツールの選び方

最終回となる今回は、コールセンターが抱えるこれらの課題や対策について総括します。

コールセンターの12の課題と対策ツールとして有効なFAQシステム

ここで改めて、リックテレコム支社の「コールセンター白書2021」より
コールセンター運営上の課題ランキングを振り返ってみましょう。

【コールセンター運営上の課題（2021年版）】

1位：オペレーター1人当たりの生産性の向上
2位：品質向上
3位：呼量の削減
4位：スーパーバイザーの採用・育成
5位：呼量に応じたオペレーターの適正配置
6位：オペレーターの採用・育成
7位：チャットやメッセンジャーなど、テキストチャネルの対応体制
8位：オペレーターの定着率向上
9位：在宅制度の採用と強化
10位：経営陣のコールセンターに対する理解がない
11位：メール処理対応の確立
12位：アウトソーサーとの良好な関係づくり

第1回目の投稿では、これらのコールセンターの課題に対して「FAQシステムが有効である」ことに
言及しました。

＞＞＞　【2022年最新版】FAQシステムで解消できるコールセンターの課題

そして、続く第2～6回目の投稿では、12の課題を以下のように分類し、
分類した課題ごとにFAQシステムが有効である理由を解説しました。

【課題①】生産性・品質の向上

1位：オペレーター1人当たりの生産性の向上
2位：品質向上

＞＞＞　解説を読む

【課題②】問い合わせ件数・負荷削減

3位：呼量の削減
8位：オペレータの定着率向上

＞＞＞　解説を読む

【課題③】人材育成・教育

4位：スーパーバイザーの採用・育成
5位：呼量に応じたオペレーターの適正配置
6位：オペレーターの採用・育成
8位：オペレーターの定着率向上

＞＞＞　解説を読む

【課題④】コールセンターの在宅化

9位：在宅制度の採用と強化
2位：品質向上

＞＞＞　解説を読む

【課題⑤】関係者間の関係強化（情報共有）

10位：経営陣のコールセンターに対する理解がない
12位：アウトソーサーとの良好な関係づくり

＞＞＞　解説を読む

【課題⑥】ツールの活用

7位：チャットやメッセンジャーなど、テキストチャネルの対応体制
11位：メール処理対応の確立

【課題⑥】については、具体的なツール名があがっていることからFAQシステムと絡めた詳細な解説を
省略しましたが、
「チャットやメッセンジャー」はFAQシステムとの組み合わせで効果を増幅させることができますし、
「メール処理対応」にはFAQシステムを処理対応に活用することで対応時間の短縮が期待できます。

このように、FAQシステムは12の課題全てを解消に導くツールであることがお分かりいただけます。

なぜコールセンターの課題解消にFAQシステムが有効なのか？

課題を解消する上では、問題となっている原因を突き詰め対策する必要があります。
考察では、コールセンターの12の課題について分析し、大きく6つの課題に分類してみました。
これらの課題に対して、もちろんきめ細かく課題の一つ一つにフィットした専用システムを導入すれば、
一定程度の課題は解消できるでしょう。
しかしながら、課題ごとに別々のツールを適用し、最終的に全ての課題を解消するまでには
時間もコストもかかります。

一方、コールセンターが抱える課題を包括的に見てみると、課題の多くは類似していたり
相互に影響し合っていることが多く、一つ解消できると他の課題も解消されやすいことがわかります。

これまでの考察の中で、各課題に対してFAQシステムを汎用的に活用した対策法を紹介してきましたが、
このことからFAQシステムはコールセンターの課題を包括的に解消できるツールであるということが
言えるのではないでしょうか。

コールセンターの課題解消におすすめのFAQシステム「ナレッジリング」

これまでの投稿でも紹介しましたが、コールセンターの課題解消に役立つFAQシステムとして
「ナレッジリング」をご紹介しましょう。

ナレッジリングは、操作性と検索性に優れ、いつでも誰でも簡単に利用できることが特徴です。
また、利用料は業界最安クラスを誇っており、気軽に導入できます。

もちろん、コールセンターの各種の課題対策に効果的な機能を備えています。
その中から、おすすめ機能をピックアップして紹介します。

【おすすめ機能①】キーワード検索

FAQとファイルの同時検索（全文検索）が可能です。
一度に検索できることで情報をスピーディに得ることができ、見つかりやすさにもつながります。

FAQテキストとファイル内テキストを対象としたキーワード検索結果

＜キーワードによる全文検索の結果＞

【おすすめ機能②】コミュニティ

ユーザー同士で質問・回答することができます。
例えば、経験の浅いオペレーターがFAQを閲覧しただけでは解決できず
誰かに質問したい場合などに活用できます。

コミュニティ

＜コミュニティ＞

【おすすめ機能③】キーワード分析

どのようなキーワードによる検索が多いのかを把握できます。
利用されるFAQへの改善に役立てることができます。

キーワード分析

＜キーワード分析＞

また、ナレッジリングは「オペレーター向け」「顧客向け」のいずれにも対応しています。

コールセンターにおけるFAQシステム活用事例

次に、コールセンターにおけるFAQシステムの活用事例として「ナレッジリング」を例にご紹介します。
コールセンターの課題を解消するためのFAQシステムを検討する場合、
誰が利用するかによって「オペレーター向け」と「顧客向け」に分かれますが、
ここではオペレーター向けのFAQシステムの活用事例をご紹介します。

【活用例①】コールセンターのFAQシステムとして

オペレーター向けのFAQシステムは、課題1位の「オペレーター1人当たりの生産性の向上」を
実現するのに効果的です。
更に、生産性の向上によってコールセンターの運用コストの削減にもつながります。

＞＞＞　活用事例の詳細はこちら

【活用例②】新人オペレーター教育の自己学習の場として

ナレッジリングは、FAQシステムの基本機能に加え、FAQ以外の教育コンテンツの作成、
マニュアルなどのファイルの登録・閲覧、FAQシステムのユーザー同士で質問・回答をし合える
機能などを備えています。
これらの機能を利用して自己学習ができることにより、課題6位の「オペレーターの採用・育成」に
役立てることができます。

＞＞＞　活用事例の詳細はこちら

更に、顧客向けのFAQシステムとして活用する場合は、課題3位の「呼量の削減」を実現することが
できます。