無料で導入できるFAQシステム！失敗しない選び方と活用方法もご紹介
こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の谷知です。
近年、企業でのFAQシステムの利用が注目されています。
FAQシステムとは、
「よくある質問」とその回答をまとめたサービスのことで、
顧客や社員からの問い合わせを効率的に解決するために役立ちます。
無料で利用できるFAQシステムも多く存在しており、
初期費用をかけずに導入を検討したい企業にとって大変魅力的な選択肢となっています。
今回は、無料のFAQシステムに焦点を当て、
その活用法や選び方、注意すべきポイントについて解説します。
本記事を参考に、自社のニーズに合ったFAQシステムを見つけてくださいね。
- 直感的なデザインで誰でもカンタンに操作できる！
- 業界最安クラスだから導入しやすい！
- 導入後もサポート付きで安心！
機能の特徴や導入事例をご紹介しております。無料プランやデモもご用意しておりますので、ぜひご覧ください。
FAQシステムとは？
FAQシステムの基本的な機能と特徴について
FAQシステムは、
よくある質問とその回答を管理するためのシステムです。
通常、ウェブサイトや社内システムに組み込まれる形で利用され、
顧客や社員が疑問を迅速に解消するための情報を提供します。
FAQシステムの基本的な機能には、
質問と回答を登録・管理する機能、
利用者が素早く探せるように設計された検索機能、
カテゴリー分けやタグ付けによる情報整理機能などが含まれます。
また、一部のFAQシステムでは、
アクセス状況の分析機能や問い合わせフォームとの連携といった
特徴的な機能も搭載されています。
FAQシステムの重要性とその活用方法
FAQシステムは、
顧客満足度の向上や業務効率化において非常に重要な役割を果たします。
顧客向けのFAQシステムにおいては、
顧客が疑問に思ったことをFAQを通して解決できるため、
問い合わせの手間が省けます。
また、顧客サポートチームの業務負荷も軽減されるため、
社内の業務効率化も期待できます。
FAQシステムのその他の活用方法としては、
社内向けにおける教育ツールやヘルプデスクの一環としての利用、
また顧客向けには製品やサービスの使い方紹介といった目的での運用が挙げられます。
▼ こちらの記事もおすすめ ▼
無料のFAQシステムを選ぶべき理由
無料のFAQシステムを選ぶことの一番のメリットとして、
コストを抑えられる点が挙げられます。
特に、中小企業やスタートアップのように
限られた予算内で効率化を図りたい場合、
無料で利用可能なFAQシステムは現実的な解決策となります。
また、無料プランを活用することで、
実環境で試験運用を行いながらニーズに合うかを判断できる点もメリットの一つです。
例えば、無料プランを提供するシステムを使えば、
初期費用をかけずに実際にその効果を確かめることが可能です。
「無料で利用できる」という点を大いに活用して、
自社での運用やニーズに合うようにFAQシステムを導入しましょう。
失敗しない！無料FAQシステムを選ぶポイント
ポイント①社内のニーズをヒアリングする
無料のFAQシステムを導入する際には、
まず社内のニーズを正確に把握することが重要です。
どの部門がFAQを必要としているのか、
どのような質問内容が多いのか、
またそれに対して効率的な回答方法を提供する仕組みが求められているのかを明確にしましょう。
例えば、顧客対応部門であれば、
問い合わせ削減を目的にFAQシステムを活用しやすい環境を整えることが鍵となります。
具体的には、対象となるユーザー層やよくある質問を洗い出し、
それに基づいて必要な機能を検討します。
このステップを行わずにFAQシステムを導入してしまうと、
後々カバーできていない課題が出てくることがあります。
無料のFAQシステムはコストを抑えて導入できる点がメリットですが、
運用開始前にしっかりと社内ニーズを把握することで、
ミスマッチを防ぐことが大切です。
ポイント②必要な機能を明確にする
無料のFAQシステムには、
提供される機能が限られている場合が多いため、
あらかじめ必要な機能を明確にしておくことが必要です。
例えば、検索機能が充実しているものや利用分析が可能なシステムの場合、
顧客満足度の向上に大いに寄与します。
また、簡単にテンプレートを利用してFAQを作成できるものや、
権限管理機能があるものも役立つでしょう。
具体的には、以下のような機能があるか確認することをおすすめします。
- 使いやすい検索機能
- 質問ごとのアクセスログの確認
- カテゴリ分けによるFAQの整理
- 多言語対応
無料FAQシステムを選ぶ際には、
これらの機能がどれだけ網羅されているかが選択の判断基準となります。
また、有料プランで提供される機能を将来的に必要とする場合、
追加搭載や継続利用についても考慮しておくと良いでしょう。
ポイント③わかりやすい検索性と利用しやすい操作性
FAQシステムの使いやすさは、
検索性と操作性が重要なポイントとなります。
例えば、多数の質問と回答が登録されている場合、
ユーザーが必要な情報に素早くアクセスできるかが、
FAQシステムの活用頻度を左右します。
検索バーやフィルタリング機能のような
基本的な機能が整っている無料システムを選ぶことで、
利用者の利便性を高めることができます。
さらに、操作性にも注目しましょう。
無料で利用できるFAQシステムの中には、
プログラミングの知識がなくても直感的にFAQが作成できるサービスもあります。
このように誰でも使いやすいFAQシステムは、
導入時のハードルを下げ、利用者や管理者にとって大変便利です。
また、検索精度についても確認が必要です。
例えば、部分一致検索や関連キーワード検索に対応していると、
ユーザーはより簡単に解決にたどり着くことができます。
その結果、FAQシステムを有効活用でき、
問い合わせ対応の効率化にもつながるのです。
例えば、クラウド型FAQシステム「ナレッジリング」は
サービスの大きな特徴として検索機能が挙げられます。
FAQ内の記事や添付ファイル（Word、PowerPoint、Excelファイル等）のファイル名はもちろん、
ファイル内のテキスト情報も全てが検索対象となるため、
記事中やファイル名に対象ワードがなくても、
ファイル内に該当する対象ワードがあれば
記事と添付ファイルの両方を対象に検索しヒットさせることができます。
無料のFAQシステムを利用する注意点
✓機能制限がある
無料のFAQシステムを利用する場合、
多くのツールには機能制限が存在することを理解しておくことが重要です。
例えば、登録できるFAQの数や、
利用可能なユーザー数が制限されていることがあります。
作成可能なFAQは1つまでに限定されていたり、
高度な機能が含まれていても、
設定やカスタマイズを行わなければいけない等
無料で提供されているFAQシステムでは、さまざまな制限がある場合があります。
導入時には、目的や利用範囲に合うか慎重に検討することが大切です。
✓提供元のサポート体制
無料のFAQシステムでは、
提供元のサポート体制が限られている場合があります。
有料版では電話やメールで迅速に解決できるサポートが提供される一方、
無料版ではそのようなサポートが受けられず、
掲載されているFAQなどを頼る必要があることがほとんどです。
無料のFAQシステムを導入する際には、
運用中に問題が発生した際に迅速に対処できるか
FAQの充実度等を確認すると良いでしょう。
✓有料版への移行
無料のFAQシステムを使用する場合、
機能や規模が限定されているため、
最終的に有料版への移行を視野に入れるケースも多いです。
ただし、有料プランへ移行する際にはコストが発生するため、
長期的な運用コストを考慮し、
無料から有料への切り替えがスムーズに行える仕組みや
移行手順を事前に確認しておくと安心です。
無料のFAQシステムを活用するメリット
顧客満足度の向上につなげる
FAQシステムを利用することで、
顧客満足度の向上が期待できます。
FAQシステムを利用することで、
そこにアクセスしたユーザーは、
疑問や問題を迅速かつ正確に情報を得たいと考えています。
FAQシステムを導入することで、
ユーザーは24時間いつでも自己解決できる環境が整います。
試験運用で有料版を検討できる
無料のFAQシステムは、
有料版の導入を検討する前の試験運用としても非常に有益です。
企業やプロジェクトの規模に応じて最適なツールの選択が重要ですが、
最初から高額なツールを導入するのはリスクが伴います。
無料版を試すことで、
システムの使い勝手や機能性を実際の業務で検証できるため
有料版導入前の試験運用におすすめです。
導入後の利用分析結果を活用する
FAQシステムを導入後に利用状況を分析することで
運用効率をさらに高めることができます。
例えば、
アクセス数やどの質問が最も多くクリックされているかといったデータを活用することで、
ユーザーが求めている情報を把握できます。
このような情報を基に、
FAQコンテンツの改善や追加が可能になります。
また、分析機能を持つツールを選べば、
その結果をサービス改善やサポート体制の強化に役立てられます。
▼ こちらの記事もおすすめ ▼
【2025年版】FAQシステム比較 ～コストパフォーマンスで選ぶFAQシステム～
FAQシステム導入におすすめ！「ナレッジリング」のご紹介
最後に、おすすめのFAQシステム「ナレッジリング」をご紹介しましょう。
「ナレッジリング」は、いつでも・どこでも・カンタンな操作で社内の情報共有を促進し、
効率的に業務を遂行するための機能や特徴を備えたFAQシステムです。
【ナレッジリングで実現できること】
① 社員の自己解決力アップ
② 最新情報のタイムリーな共有
③ 業務効率の向上
ナレッジマネジメントにも役立つナレッジリングの機能を一部ご紹介します。
-
【おすすめ機能①】テキスト・ファイル・画像など、さまざまな形式による情報登録
ナレッジリングは、テキスト形式によるFAQの作成、
Word,Excel,PowerPoint,PDFなどのファイル形式によるマニュアル、
画像や動画の添付なども可能です。
どのような社員にも理解してもらいやすい形式を選択することができるため、
社員の自己解決力アップにつながります。
＜キーワード検索ボックス＞
-
【おすすめ機能②】検索されているキーワードの分析
ナレッジリングに登録されている情報を、利用者がどのようなキーワードで
検索しているか把握できる「キーワード分析」機能があります。
実際に検索で使用されているキーワードから、利用者が求める情報が何かを分析し、
新しい情報を追加したり既存の情報を更新したりすることで、
最新情報のタイムリーな共有が可能となります。
＜キーワード分析＞
-
【おすすめ機能③】テキストとファイルの同時検索
一度のキーワード検索で、テキストとファイルを同時に検索します。
また、ファイル内のテキストまで検索するため、ファイルのタイトルが分からなくても
キーワードに関連する情報が見つかりやすいことが特徴です。
探している情報が見つかりやすいため、
利用者の満足度向上にもつながります。
＜FAQのテキストとファイル内テキストを同時検索している例＞
まとめ
無料で利用できるFAQシステムは、
コストを抑えながら業務効率化や顧客満足度の向上を実現するための有力な手段です。
一方で、無料版では機能や利用人数に制限がある場合が多いため、
導入前に自社のニーズや長期的な運用計画を確認することが重要です。
有料版への移行を検討する際にも、
無料版で得られる分析結果を活用し、適切な判断を下すことが可能です。
本記事で紹介したポイントを参考に、
自社に最適なFAQシステムを見つけてくださいね。