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2021.09.02 ナレッジリング

社内の情報共有で必要な情報を必要な人に届けるための意外なワザ

こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の池田です。

 

クラウドFAQシステム「ナレッジリング」の便利で役立つ機能を数回に渡ってご紹介してきました。

 

 

今回は、ナレッジリングの各種制限機能を活用して、効果的に社内の情報共有を行う方法をご紹介します。

 

ナレッジリングは、FAQ以外に、社内のさまざまな情報を共有するためのツールとしても活用できます。
社内における情報共有のポイントは、個人が持つ知識やノウハウ=ナレッジをいかに組織レベルまで落とし込むかというところにあります。
そのため「制限」と聞くと、せっかくのナレッジが共有されないイメージを持たれる方もいらっしゃるかもしれません。
ところが、ポリシーに基づいて適切に情報を制限すれば、必要とする情報が必要な人に届く仕組みが出来上がり、より快適に効率的に社内情報共有が行われるようになります。

今回はそのような情報共有の仕組みが実現できる、「ナレッジリング」の各種制限機能をご紹介します。

 

【便利機能1】閲覧制限


閲覧制限

 

【機能概要】

指定したグループに所属するユーザーのみが閲覧できるようになります。

 

予めユーザーグループを作成し、閲覧を許可したいカテゴリーにそれらのグループを割り当てることで、割り当てられたユーザーにのみ対象カテゴリーの記事が閲覧できるようになります。
例えば、管理職と一般職でユーザーグループを作成した場合、管理職グループが割り当てられたカテゴリー内の記事は管理職グループのユーザーのみ閲覧でき、一般職グループのユーザーは閲覧できないよう制限することができます。

 

なお、許可されていないカテゴリーは、カテゴリーをクリックしても記事が表示されません。
また、許可されていないカテゴリーの記事はキーワード検索の対象に含まれませんので、検索結果一覧に記事が表示されることもありません。

 

このように、「閲覧制限」機能により、カテゴリー毎に閲覧可能なユーザーを制限することで、ユーザーにとっては自身に関連する情報のみが閲覧対象になるため、無用な検索を無くしスピーディに情報にアクセスすることが可能になります。

 

 

【便利機能2】パスワード制限


パスワード制限

 

【機能概要】

特定の記事にパスワードを設定しロックを掛けることができます。

 

閲覧制限を記事単位で行いたい場合は、「パスワード制限」機能を利用します。
閲覧許可されているカテゴリーの記事であっても、その記事にパスワードが設定されている場合はパスワードを入力してからでないと記事を閲覧することができません。
そのため、パスワード制限機能は、特定のユーザーにのみ個別に情報公開したい場合などに役立ちます。

 

 

【便利機能3】IPアドレス制限


IPアドレス制限

 

【機能概要】

ユーザーに対して許可したIPアドレス以外からのアクセスを制限します。

 

ナレッジリングにアクセスできる場所(IPアドレス)を登録することにより、それ以外の場所からのアクセスをシャットアウトすることができます。
「IPアドレス制限」機能により、必要な範囲にのみアクセスを限定できるため、第三者による不正アクセスの防止が可能となりセキュリティの向上に役立ちます。

 

また、セキュリティ対策としての利用はもちろんですが、例えば、社内での利用のみ許可し自宅などの社外での利用は許可しない設定とすることで、自然と時間外業務を減らすことができ働き方改革に貢献できるかもしれません。

 

 

以上、社内の情報共有をより快適かつ効率的に行うための、ナレッジリングの3つの機能をご紹介しました。
これらの制限機能により、以下の通り公開範囲をコントロールして情報共有を行うことができます。

 

■公開範囲による制限の目安

 

【広い】


【狭い】

 

ただし、強固に設定し過ぎて使いづらいツールになっては本末転倒ですので注意が必要です。
機密性と利便性はトレードオフですので、快適さもある程度担保しながらバランスよく設定しましょう。

 

 

 

 

 


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