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2021.11.16 ナレッジマネジメント

ナレッジ共有を成功させるための「習慣」の見直し方とは?

ナレッジ共有の習慣の見直し方

こんにちは。
ナレッジリングのマーケティング担当の池田です。

 

前回は、ナレッジ共有における「習慣」についてスポットを当ててみました。
染みついてしまった習慣から脱却して新しい習慣を身に付けるのは難しいものですが、
「習慣」というメカニズムを理解すれば習慣を変えられることができます。

 

前回の投稿はこちら >>> ナレッジ共有を妨げる習慣はどうしたら変えられる?

 

これを踏まえて、今回は、ナレッジ共有の新しい習慣を定着させる方法について解説します。
また、習慣を定着させる機能のあるナレッジ共有ツールもご紹介します。

 

 

ナレッジ共有の習慣を定着させる方法


まずはおさらいから。
習慣は、次の3つのステップの繰り返しによって定着することを解説しました。

 

きっかけ」→「ルーチン」→「報酬

 

では、新しい習慣を定着させるステップを、ナレッジ共有のシチュエーションに当てはめてみましょう。
例えば、あなたはナレッジ共有プロジェクトのリーダーで、
スタッフのナレッジ共有ツールの閲覧頻度を上げたいと考えているとします。

 

 

【ステップ①】既存の習慣

 

新しい習慣を効率的に定着させるために、まず、スタッフの既存の習慣は何かを考えます。
毎朝、パソコンを立ち上げた後にすることと言えば、
多くの人はメールチェックをするのではないでしょうか。

 

① 既存の習慣 = 毎朝メールチェックする

 

 

【ステップ②】きっかけ

 

次に、既存の習慣である毎朝のメールチェックに、どんな行動をプラスするかを考えます。
つまり「きっかけ」です。
きっかけは、最初は外的要素である方が確実性が高まるとされています。
そこで、スタッフがメールチェックをする時間に合わせて
プロジェクトリーダーであるあなたからメールを送っておきましょう。
毎朝のメールチェックで、あなたから届いたメールもきっと読まれるはずです。

 

② きっかけ = 届いた通知メールを読む

 

 

【ステップ③】定着させたい習慣(ルーチン)

 

新しい習慣にしたいのは、ナレッジ共有ツールから情報を取得することです。
そこで、定期的にナレッジ共有ツールにアクセスしてもらうために、
メールにはログインURLや新着情報URLなどを記載しましょう。
毎朝、メールからURLをクリックしてナレッジ共有ツールにアクセスするようになることが
期待できます。

 

③ 定着させたい習慣(ルーチン) = ナレッジ共有ツールにアクセスする

 

 

【ステップ④】報酬

 

単にメールにURLが記載されているだけでは、確実にURLがクリックされるとは限りません。
メールでは、お得な情報やお役立ち情報がナレッジ共有ツールで閲覧できることを伝えましょう。
あるいは、「報酬」ではなく「懲罰」を与えるという方法もあります。
閲覧しておかないと不利益を被る情報がある場合などです。

 

④ 報酬 = 情報共有ツールにアクセスすればお得な情報が得られる
  懲罰 = 情報共有ツールにアクセスしないと情報を見逃してしまい不利益を被る

 

(*) 「報酬」「懲罰」は、行動心理学では「刺激」と呼ばれ、行動が強化されるための条件として使用される表現です。
  一般的に使われる「報酬」「懲罰」とは意味合いが異なります。

 

 

<まとめ>ナレッジ共有ツールによる情報の閲覧を定着させるためのステップ

 

① 毎朝メールチェックする。 【定着している習慣】
② 届いている通知メールを読む。 【きっかけ】
③ 情報共有ツールにアクセスし情報を閲覧する。 【定着させたい習慣(ルーチン)】
④ 情報を閲覧してお得な情報を得る。 【報酬】

 

ナレッジ共有の習慣化に役立つナレッジ共有ツール「ナレッジリング」


ナレッジ共有を促進するためにITツールは欠かせませんが、
ツールの利用を早期に習慣化させることが、ナレッジ共有の成功のポイントとも言えます。
ここでは、その習慣化に役立つナレッジ共有ツール「ナレッジリング」をご紹介しましょう。

 

ナレッジ共有ツール「ナレッジリング」には、利用者に周知したい情報が登録された場合、
その記事を閲覧したかどうか「未読」「既読」のマークで一目で判別できる機能があります。

 

 

ナレッジリング_トップ画面のお知らせ

<未読・既読の表示>

 

管理者は、記事毎に未読者・既読者を一覧で確認することができるため、
未読者にプッシュメールを送信するなどの対応を取ることができます。

 

 

ナレッジリング_未読者一覧

<未読者一覧>

 

また、先ほど「ナレッジ共有の習慣を定着させる方法」でご紹介したように
記事の未読者・既読者一覧を、新しい習慣の定着に活用することができます。
例えば、次のように、既読者には「報酬」、未読者には「懲罰」を与えます。

 

  • 報酬 → ナレッジ共有促進キャンペーンを実施し最も閲覧した人を表彰する
  • 懲罰 → 未読者としてプッシュメールを3回受信した場合にはルールに基づきペナルティを与える

 

このように、ナレッジ共有ツールの情報を閲覧する習慣を定着させて、
ナレッジ共有そのものを促進することが期待できます。
「ナレッジ情報共有ツールの閲覧頻度が上がらない」とお悩みの方は
ぜひ参考にしてみてください!

 

 

 

 

 


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